El correo electrónico es una herramienta de comunicación indudablemente útil, pero cuando se usa incorrectamente, puede transformarse en un inductor de estrés constante que consume tiempo y atención, es decir, más una carga que algo beneficioso. Si todos los días te sientes intimidado por tu bandeja de entrada, consulta esta lista de técnicas profesionales, las cuales pueden ayudarte a transformar los emails en la herramienta de productividad que se supone que son.
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Configura (y difunde) tus horas libres
Para evitar que el correo electrónico se infiltre en tu horas no laborales, una buena idea es establecer horas libres. Sin embargo, no basta con comprometerse mentalmente a no revisar los emails en ciertos momentos del día, o incluso activar la configuración de no molestar para bloquear las notificaciones (lo cual es una buena idea), también debes configurar una respuesta automática que se active después de tu horario laboral. Esto ayuda a gestionar las expectativas y a establecer límites con tus compañeros de trabajo, pero sin bloquear completamente las comunicaciones si surge algo urgente.
Si estás acostumbrado a revisar el correo electrónico a todas horas del día, puede ser un poco desconcertante establecer esta medida al principio. Sin embargo, con el tiempo, encontrarás que revisar el correo electrónico en horas específicas te alentará a estar más concentrado cuando estés libre de estos.
Toma el control de la cadencia de los correos
Además de no revisar tu correo electrónico en tus horas libres, tampoco es ideal revisar tu bandeja de entrada constantemente durante el día. El correo electrónico no debe usarse como una aplicación de chat en tiempo real; para eso están Slack y Microsoft Teams. Como tal, si para ti no es crucial recibir emails, puedes ajustar la configuración de tu bandeja de entrada para que los mensajes nuevos solo lleguen en momentos predeterminados.
Actualmente, la mayoría de las plataformas de correo electrónico te permiten personalizar la frecuencia con la que recibes nuevos mensajes, lo cual puede hacer maravillas en tu productividad. Además de hacer que estos sean una distracción menos, establecer estratégicamente la cadencia te permite bloquear de manera más efectiva las partes de tu horario que dedicas a revisar los correos.
Revisa cómo se controla la cadencia de los correos en Outlook y Mail para Mac.
Cancela agresivamente tu suscripción a las listas
Los emails irrelevantes y no deseados de las listas de correo son molestos, pero si tu método para lidiar con ellos es simplemente presionar el botón de eliminar, no te estás haciendo un favor. En lugar de simplemente eliminar estos mensajes, vale la pena tomarse unos segundos más para cancelar la suscripción a la lista de correo por completo. Lleva un poco más de tiempo, pero esos clics adicionales serán compensados en el futuro, así evitarás eliminar un número cada vez mayor de correos electrónicos no deseados que obstruyen tu bandeja de entrada.
Algunas plataformas de correo electrónico modernas facilitan este proceso, detectando automáticamente los mensajes de la lista de correo y ofreciendo un botón fácil de encontrar para cancelar la suscripción. Sin embargo, incluso si la plataforma que usas no tiene esta función, vale la pena desplazarse hasta la parte inferior del mensaje y buscar manualmente un enlace para detener la suscripción. Si todo lo demás falla y no hay un enlace para eso, puedes enviar un breve correo electrónico de respuesta al remitente solicitando que te eliminen de su lista.
Utiliza las opciones de autocompletar
Las sugerencias de autocompletar (como Smart Compose de Gmail) son posiblemente una de las mejores funciones que se han agregado al software de correo electrónico en la memoria reciente. Esta básicamente predice palabras y oraciones comunes que tiendes a usar, y luego aparecen como sugerencias que puedes ingresar con una sola pulsación de tecla. Los buenos sistemas aprenden tu estilo de escritura mientras más los usas, y pueden volverse espeluznantemente precisos con el tiempo.
Para ser honestos, es probable que las sugerencias de autocompletar te ahorren solo unos minutos por semana, pero pueden reducir el esfuerzo mental necesario para redactar un correo electrónico, especialmente si estás luchando por encontrar la manera correcta de decir algo. Las sugerencias también pueden servir como un recordatorio útil para que los mensajes sean breves y sencillos.
Aprende cuándo omitir el correo electrónico y llamar por teléfono
Una de las mejores habilidades que puedes cultivar con los correos electrónicos es reconocer cuándo son el método de comunicación ideal para una situación determinada. En muchos casos, el correo electrónico es preferible porque es asincrónico, además, permite respuestas más consideradas y deja un rastro en papel, lo que lo hace ideal para ciertos tipos de mensajes.
Por otro lado, para conversaciones menos formales, es posible que el correo electrónico no sea lo mejor para comunicarse. En caso de que no sea necesario registrar tu comunicación, es más rápido y eficaz enviar un mensaje breve por Slack o incluso llamar por teléfono. En ocasiones, está mal visto llamar a las personas en ciertas situaciones de trabajo, pero cuando se usa estratégicamente, los beneficios —como la velocidad adicional, la claridad y la capacidad de usar el tono y la inflexión para transmitir la información de manera correcta— superan los costos.
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