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Microsoft Word vs. Google Docs: ¿cuál te conviene?

Durante las últimas décadas, Microsoft Word ha sido el estándar de facto para los procesadores de palabras en el mundo laboral. Pero eso finalmente está empezando a cambiar y parece que Google Docs es su heredero evidente. La solución Google Docs (o para ser específicos, el procesador de palabras integrado) es una plataforma cruzada e interoperable, la cual se sincroniza automáticamente, se comparte fácilmente y –quizá lo mejor de todo– es totalmente gratis.

Sin embargo, Google Docs todavía tiene un largo camino por recorrer antes de poder igualar todas las funciones de Word. No por nada, Microsoft ha estado desarrollando su procesador de palabras durante más de 30 años. ¿Saldrán victoriosos los pocos obstáculos para competir y la funcionalidad de plataforma cruzada? Analicemos cada procesador en términos de funciones y capacidades para determinar cuál es el mejor para tus necesidades.

¿Cómo se compara cada programa de procesador de palabras?

En pocas palabras, Microsoft Word tiene una ventaja increíble sobre Google Docs en términos de capacidad técnica pura. Desde sus inicios relativamente humildes a principios de los años 80, Microsoft ha agregado nuevas herramientas y opciones en cada versión sucesiva. La mayoría de las herramientas de edición está disponible en Google Docs, pero los usuarios que están acostumbrados a Word las encontrarán limitadas.

Desde la colocación básica de imágenes hasta técnicas avanzadas como macros y fusión de correos, Word es el ganador para una escritura más técnica. Las funciones avanzadas de Word también incluyen una mejor incorporación de imágenes y gráficas, opciones excepcionales sobre los estilos de texto, una fácil adición de notas a pie de página y citas y mejores controles de gráficas y formatos.

Comparación de interfaz

Imagen utilizada con permiso del titular de los derechos de autor

Lo mismo que hizo que Word destacara en términos de funciones también lo vuelve complicado cuando se trata de la interfaz del usuario. Gracias a cientos de herramientas y opciones integradas, encontrar la indicada en Word puede ser algo confuso para los usuarios novatos. Por otra parte, Google Docs es comparativamente sencillo de aprender, pero más limitado en términos de opciones.

Más allá de las herramientas de formato de texto estándares y de unos cuantos extras como, gráficas, reglas, números de página y notas a pie de página, no hay mucho en la UI (interfaz de usuario por sus siglas en inglés)  de Word que no encuentres en un editor de textos básico. Para el aprendizaje y facilidad de uso del usuario, más sencillo es mejor. Microsoft ha intentado optimizar la UI de Word en años recientes, pero esto puede ser algo un tanto difícil de hacer. Si necesitas herramientas sencillas para crear un documento fácilmente accesible, Google Docs es tu solución.

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Compatibilidad de archivos

Aunque Words y Docs son compatibles con los procesadores de palabras más comúnmente usados como Word, PDF y texto enriquecido, Word puede importar sus archivos mucho más rápidamente y es mucho mejor en desplegar formatos de archivos complejos, lo que es consistente con diferentes programas de la familia Microsoft.

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Los archivos de Google Docs pueden descargarse en los mismos formatos que los documentos de Word, pero destacan en publicar documentos inmediatamente en páginas web. Microsoft Word tiene limitaciones notables para hacer lo mismo, ya que muchos elementos de edición como diseño y formato pueden perderse durante el proceso.

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Opciones para compartir

Word incluye herramientas de edición y anotaciones para compartir y editar entre equipos y las más recientes versiones de Office 365 del programa permiten editar y compartir desde la web. Sin embargo, es un poco complicado y los usuarios ajenos a esto lo pueden encontrar confuso.

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Cuando se crean documentos rápidamente que pueden ser compartidos con Google Drive y ser casi instantáneamente distribuidos a nivel mundial si es necesario, Google Docs tiene la ventaja. Los usuarios de Google Docs pueden controlar fácilmente quién edita, comenta, o puede acceder al documento, considerando que los documentos de Word solamente pueden ser compartidos con contactos específicos. Además, aunque Word tiene funciones como Track Changes y comentarios para colaboraciones, la línea de tiempo de Google Docs permite a los usuarios comparar cualquier cambio en los documentos con versiones antiguas y saber quién y cuándo se hicieron los cambios.

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Opciones de plataforma, extensiones y accesibilidad

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Como servicio basado en la web, Google Docs está disponible en cualquier plataforma de escritorio con un navegador moderno. Esto incluye Windows, MacOS, Linux, Chrome OS y (en algunos casos) incluso plataformas móviles que tienen el modo de compatibilidad. Las apps para Google Docs están disponibles para Android y iOS, pero notablemente no para Windows Phone o Blackberry. Necesitas una conexión a internet en el escritorio para usar la app Chrome OS/Browser y necesitas una cuenta de Google para iniciar una sesión.

Microsoft Word y Google Docs también pueden ser aumentados con herramientas de extensiones de desarrolladores externos. Microsoft Word (un subconjunto de Office) está disponible para Windows y MacOS y viene preinstalado en los dispositivos Windows Phone. Los servicios gratuitos de Word también están disponibles para Android y iOS y el Office 365 está disponible en la web para navegadores modernos.

Todo lo que guardes en un Google Doc no sólo es descargado automáticamente en la nube, sino que se crea un archivo separado cada vez que se realiza un cambio. Microsoft le permite a los usuarios sincronizar, editar y abrir documentos de Word en línea, pero para eso necesitas tener instalado un respaldo en OneDrive con archivos de Microsoft Office 2019 o tener una suscripción a Microsoft 365.

Comparación de costos

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Google Docs es gratuito en casi cualquier circunstancia. Una versión Business de Google Apps está disponible empezando en $5.00 dólares por usuario por mes, pero la mayoría de los usuarios individuales no necesitarán sus controles de administrador para el soporte en directo.

Una versión estándar, independiente de Microsoft Office está disponible para una compra única de $149.99 dólares, lo que te permite instalarla solamente en una computadora. Microsoft Office 365, que incluye versiones en línea y fuera de línea de Word, empieza en $5.00 mensuales. Dependiendo de tu trabajo o escuela, una copia gratuita puede estar disponible para ti, pero la mayoría de los usuarios necesita pagar cuando menos algo por Word.

Los usuarios que necesiten un gran espacio de almacenamiento para sus documentos encontrarán a Word con Microsoft 365 como la opción superior. Los usuarios que no necesiten mucho espacio de almacenamiento podrían preferir Google Docs con 15GB de espacio de almacenamiento. Por otra parte, Windows OneNote le ofrece a los usuarios una plataforma aún más ligera, con un almacenamiento de sólo 7GB. Claro, debes esperar mucho menos funcionalidad fuera de línea de Google Docs y de OneNote en comparación con Microsoft Office 365.

¿Qué procesador de palabras es mejor para ti?

En conclusión: Si estás familiarizado con Word o dependes de alguna de sus funciones más avanzadas, vas a querer quedarte con éste, especialmente si tu jefe exige su uso. Aunque es posible usar Google Docs en casa y Word en el trabajo, no siempre es una experiencia sin complicaciones y puede causar problemas con la compatibilidad.

Si todo lo que necesitas es un procesador de palabras sencillo o priorizas compartir con otros usuarios, Google Docs es más que capaz de hacerlo. Como éste último es gratuito y el primero con frecuencia es ofrecido a los usuarios finales por compañías o escuelas, es completamente posible usarlos y apreciarlos a ambos.

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