Cómo usar Zoom: guía rápida para principiantes

Casi inmediatamente después de familiarizarnos con los términos “coronavirus”, “pandemia” y “COVID-19”, llegó una nueva palabra a formar parte de nuestro vocabulario cotidiano: Zoom. ¿Llevas un año escuchando hablar de esta plataforma, pero aún no la has usado? No te preocupes; en esta guía te decimos cómo usar Zoom.

Encontrarás recomendaciones que van desde cómo iniciar una reunión hasta cómo unirte a una de forma sencilla. También cubrimos opciones más avanzadas, como las Salas de grupos, para que puedas separar a los participantes en distintas reuniones si lo necesitas. La idea es que estés preparado para cuando llegue el momento de “zoomearte” con alguien.

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Cómo configurar una reunión en Zoom

La plataforma cuenta una versión gratuita, lo que implica que tenga algunas limitaciones; la que más sobresale es que las reuniones están limitadas a 40 minutos para grupos de tres o más asistentes. Para comenzar con una reunión, lo cual es bastante sencillo, lo primero es instalar la aplicación en una computadora.

Paso 1: ve a la página web de Zoom e inicia sesión con tu cuenta. Si aún no la tienes, sigue los pasos para crear una. Una vez que hayas iniciado sesión, da clic en Ser anfitrión de una reunión, donde se desplegarán tres opciones: con video apagado, con video encendido y solo compartir pantalla.

Interfaz de Zoom para comenzar una reunión virtual.

Paso 2: una vez que inicies tu primera reunión, Zoom se descargará. Abre el instalador y sigue las instrucciones. En este ejemplo, se eligió organizar una reunión con el video encendido.

Paso 3: otro primer paso importante es probar tu audio y video. Tendrás esta opción cada vez que comiences una videollamada. Haz clic en Probar altavoz y micrófono para iniciar el proceso.

Inicio de una reunión digital en Zoom.

Si alguno no funciona de inmediato, selecciona los altavoces o el micrófono adecuados en el menú desplegable.

Una vez que hayas confirmado que tu audio está funcionando, puede unirte a la reunión.

Cómo bloquear el audio o parar el video o el chat

una imagen hecha con al app de zoom de una pared blanca

Prácticamente, todos los controles importantes de Zoom se ubican en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla. ¿Necesitas bloquear tu audio? Haz clic en Mute en la esquina inferior izquierda. Junto a esta opción, también se ubica el botón de Stop Video, que apaga tu cámara web.

Cuando das clic en Chat, se abrirá la ventana de conversaciones para la reunión, donde los participantes pueden enviar mensajes a todo el grupo o privados.

Cómo compartir tu pantalla

El compartir pantalla es una función útil para llevar a cabo presentaciones u ofrecer instrucciones. Comienza haciendo clic en Share Screen en la barra de herramientas inferior. A partir de ahí, se te dará un menú en el que puedes compartir toda tu pantalla, una aplicación específica o la pantalla de tu iPhone o iPad (si esa opción está configurada), o usar una pizarra digital para que los demás vean notas o dibujos que quieras mostrar.

Interfaz para compartir pantalla en Zoom.

Toma en cuenta que si eliges la opción de compartir tu pantalla, realmente se desplegará toda, así que asegúrate de haber ordenado un poco tu espacio de trabajo.

Cómo invitar a otros usuarios a tu reunión de Zoom

Desde que creas la reunión, tienes control sobre algunas características. Primero, puedes invitar a participantes a la misma. Para hacerlo, da clic en Invite; se te presentará una opción sobre qué servicio de correo electrónico usar.

Una vez que hagas tu selección, se establecerá un correo electrónico con la información de la reunión, y lo que sigue es agregar a los destinatarios deseados.

Otra forma de invitar a las personas a una reunión es enviándoles la ID de la reunión, que se muestra en la parte superior de la ventana. Por último, es posible hacer clic en Copy Invite Link, que te dará el enlace completo para compartir con otros.

Una vez que tu reunión ha comenzado y tienes participantes, puedes administrar a los mismos (antes, presiona el botón de Participants en la barra de herramientas inferior). Selecciona More en la parte inferior de la nueva ventana para ver las opciones para la reunión entera.

Pasa el cursor sobre cada uno de los participantes, luego da clic en More para ver opciones específicas para cada uno, como preguntar para iniciar video o hacerlo anfitrión.

Opciones de administración de participantes en Zoom.

Para grabar tu reunión, solo debes presionar el botón de Record en la parte inferior derecha. Aparecerá un conjunto de controles en la parte superior izquierda de la interfaz de Zoom. Presiona el botón de detener cuando quieras dejar de grabar, luego sigue las instrucciones para guardar tu clip.

Una vez que concluya tu reunión, cuentas con la alternativa de finalizar la sesión de Zoom. Si deseas irte, pero mantener la reunión en funcionamiento, debes asignar un nuevo anfitrión.

Cómo unirte a una reunión en Zoom

Hay dos formas. El anfitrión debe proporcionar un enlace o una ID de reunión. Si es el enlace completo, simplemente pégalo en tu navegador web y estarás prácticamente adentro.

Si te proporcionan una ID de reunión, dirígete a este enlace y pega el número en la casilla correspondiente.

Configuración de Zoom.

Una vez que estés en la reunión, tendrás algunas de las mismas opciones que el anfitrión de la reunión, pero sin las funciones administrativas. Destaca el hecho de iniciar un chat, grabar la reunión, invitar a otros participantes, compartir tu pantalla y ver la lista de participantes. También puede silenciar tu micrófono y detener tu video.

Cómo finalizar una llamada en Zoom.

Cuando finalices, simplemente da clic en el botón Leave Meeting en la parte inferior derecha.

¿Cómo actualizar Zoom?

Dada la creciente popularidad y utilidad de Zoom, la compañía ha implementando actualizaciones a un ritmo récord para mantenerse al día con las demandas de los usuarios y solucionar los problemas a medida que ocurren.

Ya sea que estés organizando una reunión o simplemente asistiendo, tener una versión desactualizada puede generar problemas, molestias innecesarias y pérdida de tiempo para todos los involucrados. Afortunadamente, hay varias opciones que requieren un esfuerzo mínimo y ayudan a evitar errores con Zoom.

Si ya tienes instalada la aplicación de Zoom, solo necesitarás iniciar sesión en tu cuenta, hacer clic en tu foto de perfil y seleccionar Buscar actualizaciones. Si hay nuevas actualizaciones, podrás descargarlas e instalarlas de inmediato a través de la pantalla de actualizaciones ¡solo sigue las instrucciones en pantalla!

¿Cómo cambiar el tono de piel de tu reacción de Zoom?

Para aquellos que no están familiarizados, Zoom ofrece dos reacciones que pueden usarse durante las reuniones: un dedo apuntando hacia arriba y las manos aplaudiendo. Personalizar tus reacciones de Zoom con tonos de piel puede ayudarte a agregar un elemento más personal a tus reuniones y representar mejor tu identidad en un espacio de trabajo digital.

Si tienes una computadora de escritorio o una Mac, debes iniciar sesión en la aplicación, seleccionar tu foto de perfil, hacer clic en Configuración y elegir un tono de piel entre las seis opciones disponibles. Pero si estás pensando iniciar sesión desde un dispositivo móvil, solo tienes que tocar el ícono de Configuración> Reunión> Tono de piel para cambiar tu tono de piel de reacción.

Cómo levantar la mano en Zoom

Al igual que en la universidad, la mejor manera de indicar que tienes una pregunta es levantando la mano. Sin embargo, en lugar de tener que levantar físicamente la mano y potencialmente interrumpir la reunión, puedes realizar la interpretación digital de este gesto en el chat de Zoom. Si el anfitrión te da la palabra, es posible que te pida que actives tu micrófono. Cuando no estás silenciado, tu foto de perfil y tu nombre se muestran al anfitrión y a los panelistas. Solo tu nombre se muestra a los demás asistentes.

Paso 1: haz clic en Levantar mano en los controles del asistente (su ícono es una mano gris); de esta manera se notificará al anfitrión que has pedido la palabra.

Paso 2: haz clic en Bajar mano para dejar de realizar el gesto. Ten en cuenta que, si tienes el micrófono activado, esto no te silenciará automáticamente.

Cómo usar las salas para grupos en cuentas de Administrador

Como puede ser desafiante lidiar con 10 o 20 participantes en una sola reunión, Zoom ofrece la función salas para grupos (Breakout Rooms). Estas le permiten al anfitrión organizar y dividir hasta 50 participantes en reuniones separadas. Estas reuniones se pueden abrir manual o automáticamente, permitiendo a los participantes separarse y crear sesiones individuales según sea necesario. Ten en cuenta que debes ser el propietario de la cuenta o tener privilegios de administrador para usar o modificar la configuración de las salas para grupos.

Paso 1: inicia sesión en el portal web de Zoom como propietario o administrador con privilegios de configuración de la cuenta.

Paso 2: selecciona Mi cuenta > Configuración en el menú de navegación.

Paso 3: en la pestaña En la reunión (Avanzada), ubica la opción Sala para grupos (Breakout room) y verifica que la opción esté activada. Ten en cuenta que posiblemente debas verificar el cambio para asegurar que la función quede habilitada. Puedes marcar la casilla de abajo del enunciado también; esto permitirá que los anfitriones de la reunión asignen con anticipación a los participantes que irán a las salas de grupos, además de hacer que la configuración sea obligatoria para todos los usuarios de la cuenta seleccionando el ícono del candado y confirmando la configuración.

Cómo habilitar las Salas para grupos

Paso 1: inicia sesión en el portal web de Zoom como propietario o administrador con privilegios de configuración de la cuenta.

Paso 2: selecciona Administración de usuario > Administración de grupos en el menú de navegación.

Paso 3: selecciona el nombre de un grupo y haz clic en la pestaña Configuración.

Paso 4: en la pestaña En la reunión (Avanzada), ubica la opción Sala para grupos (Breakout room) y verifica que la opción esté activada. Posiblemente veas este control deslizante en gris, lo que indica que se ha desactivado la opción en la cuenta. Puedes marcar la casilla de abajo del enunciado también, esto permitirá que los anfitriones de la reunión asignen con anticipación a los participantes que irán a las salas de grupos, además de hacer que la configuración sea obligatoria para todos los usuarios de la cuenta seleccionando el ícono del candado y confirmando la configuración.

Cómo habilitar las Salas para grupos en cuentas individuales

Paso 1: inicia sesión en el portal web de Zoom como propietario o administrador con privilegios de configuración de la cuenta.

Paso 2: selecciona Configuración en el menú de navegación.

Paso 3: en la pestaña En la reunión (Avanzada), ubica la opción Sala para grupos (Breakout room) y verifica que la opción esté activada. Ten en cuenta que posiblemente debas verificar el cambio para asegurar que la función quede habilitada.

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