Habilitar fondos virtuales y otros buenos trucos para Zoom

Si quieres que tu próxima videoconferencia sea desde una playa paradisíaca o desde la Estación Espacial Internacional, todo esto es posible y gratis en Zoom, una de las aplicaciones para videollamadas más populares de 2020. Pero esta poderosa herramienta también te permite compartir una o varias pantallas de forma simultánea, grabar y transcribir tus reuniones, entre otras características. A continuación, te mostramos algunos de los mejores trucos para Zoom que puedes usar.

La experiencia de Zoom no se limita solo a lo laboral. También es muy útil para quienes deseen llevar adelante proyectos académicos, dictando clases virtuales o, simplemente, manteniendo conectadas a familias o amigos en auténticas fiestas virtuales.

trucos para Zoom
OLIVIER DOULIERY/AFP via Getty Images)

Cómo crear fondos virtuales en Zoom

Si el lugar donde te encuentras es más bien aburrido, está desordenado o simplemente sorprender a tus interlocutores con un escenario majestuoso, con Zoom puedes hacerlo fácilmente. En cuestión de segundos podrás desplazarte miles de kilómetros desde tu oficina o tu casa hasta Alaska o las pirámides de Egipto.

Esta característica también es útil si estás buscando algo más formal o profesional. Por ejemplo, puedes cargar el logotipo de tu empresa como fondo, haciendo que parezca que está recibiendo la llamada en una sala de conferencias real en la oficina.

Recomendaciones para lograr fondos virtuales exitosos

Un hombre con un fondo verde en una videconferencia de Zoom

Antes de explicarte cómo crear fondos virtuales en Zoom, te daremos algunos consejos para que lo consigas exitosamente. Y es que el uso de esta herramienta revelará algunos artefactos ubicados en los bordes, que pueden quedar al descubierto con tus movimientos si es que pretendías ocultarlos. Por eso, los propios desarrolladores de la aplicación recomiendan estos consejos para que obtener una transmisión limpia:

  • Para lograr el mejor efecto de fondo virtual, Zoom recomienda usar un fondo de color sólido, preferentemente verde.
  • Las cámaras de alta calidad ofrecen mejores resultados en los fondos virtuales.
  • Preocuparse de tener una buena iluminación y colores uniformes en tu entorno.
  • No utilices ropas del mismo color que el fondo virtual.

Activar un fondo virtual

Pantalla de Zoom mostrando fotos virtuales, lo ccual es uno de los trucos para Zoom
Aplica un fondo virtual a tus videoconferencias de Zoom.

Una vez que cumplas con la mayoría -o idealmente todos- de los requisitos anteriores, estarás en condiciones de activar un fondo virtual. La función es fácil de usar y la puedes implementar desde tu teléfono o tu computadora.

Paso 1: inicia Zoom en tu computadora o teléfono.
Paso 2: ve al botón de engranajes en la esquina superior derecha de tu pantalla para iniciar el menú Configuración.
Paso 3: selecciona Fondo virtual en el panel de menú izquierdo.
Paso 4: después de hacer eso, puedes elegir entre una serie de fondos integrados, como una escena de la playa, una vista del emblemático puente Golden Gate de San Francisco o incluso una aurora boreal. Una vista previa en vivo te mostrará cómo te verás frente al fondo.
Paso 5: para elegir tu propio fondo personalizado, haz clic en el ícono “+” junto a Elegir fondo virtual, la opción te permitirá cargar tu propio video o foto personalizada para usar como fondo virtual. Si tienes un video de un acuario, puedes realizar tu reunión frente a lo que parecería una pecera viva, por ejemplo.

Habilitar o restringir un fondo virtual para una reunión

Si quieres evitar distracciones durante una videoconferencia en particular, Zoom también te brinda la opción de autorizar o restringir el uso de esta característica durante una reunión. De esta forma, solo tú podrás cambiar el fondo virtual.

Paso 1: Inicia sesión en el sitio web de Zoom y haz clic en Configuración de mi reunión (si eres administrador de cuentas) o Configuración de reunión (si eres miembro de la cuenta).
Paso 2: Haz clic en el nombre del grupo que quieres editar y posteriormente en Configuración.
Paso 3:
Dirígete hasta la opción Fondo virtual en la pestaña Reunión y escoge si quieres habilitar o restringir esta función para el resto de los usuarios de una reunión.
Paso 4: Si la configuración está restringida y quieres habilitar, haga clic en la barra de estado para habilitarla. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, elija Activar para confirmar el cambio.

Fondos virtuales alternativos

Si no tienes ninguna fotografía atractiva, puedes escoger alguna entre los mejores sitios para descargar fondos de escritorio o una de las alternativas que GoPro, el fabricante de las populares cámaras de acción, puso a disposición de la comunidad. ¿Surfeando una ola, en medio de tiburones o desde la cima de un edificio? Escoge y descarga la que más te guste.

Cómo usar los accesos directos en Zoom

Pagina de atajos de Zoom
Atajos de teclado mas populares para Zoom

Por años de experiencia en el uso de una computadora, todos conocemos los atajos de teclado populares para copiar, pegar y deshacer. Zoom tiene su propio conjunto de accesos directos que te ayudan a silenciar y activar el micrófono rápidamente, iniciar o detener tu cámara y más.

Hay varios accesos directos que puedes habilitar y usar, pero estos son algunos de los accesos directos más populares para comenzar a usar Zoom.

  1. Silenciar o activar el audio: Alt + A
  2. Iniciar o detener video: Alt + V
  3. Pausar o reanudar el uso compartido de la pantalla: Alt + S
  4. Pausar o reanudar la grabación de pantalla: Alt + P
  5. Cambiar de cámara: Alt + N
  6. Levantar o bajar la mano: Alt + Y

Los comandos de accesos directos se enumeran para usuarios de computadora con Windows. Los usuarios de Mac deberán sustituir la tecla Apple o la tecla Comando por la tecla Alt.

Puedes encontrar una lista completa de los atajos de teclado navegando en el menú de configuración de Zoom y seleccionando Atajos de teclado en el panel izquierdo.

Retoca tu apariencia en Zoom

Pantalla de retoque personal de Zoom
Luce como tu mejor yo en tu reunión de Zoom

Es posible que no seas un presentador en las noticias de la noche, pero igual querrás verte lo mejor posible durante tus reuniones virtuales con colegas. Zoom ‘s Touch Up My Appearance es una característica que se tomó prestada del modo de belleza de las cámaras selfie presente en muchos teléfonos inteligentes Android, ayuda a suavizar tu piel, a quitar las bolsas oscuras debajo de tus ojos y a verte mejor.

Lo mejor de todo es que los resultados parecen bastante naturales, por lo que no se ve como una burbuja de píxeles demasiado afilada cuando se ve en las pantallas de otros colaboradores.

Paso 1: ve al menú de configuración de Zoom

Paso 2: haz clic en la opción Video en el panel izquierdo

Paso 3: En Mi video, selecciona la opción Retocar mi apariencia.

Consejo profesional: si tienes un ancho de banda de Internet superior al promedio en casa, aumenta la calidad de tu transmisión seleccionando Habilitar HD en la opción Video. Además, si te reúnes con un gran equipo, puedes aumentar la vista de la galería de tu sesión de videoconferencia seleccionando Mostrar hasta 49 participantes por pantalla en la vista de galería.

De manera predeterminada, Zoom solo muestra 25 participantes por pantalla, pero puedes ver más si seleccionas esta opción y tienes Internet lo suficientemente rápido en casa.

Cómo grabar y transcribir tu llamada de Zoom

Si tu empresa se suscribe a un plan Zoom más avanzado con grabación en la nube, puedes grabar el audio de tu reunión. Zoom A.I. (Inteligencia Artificial, por sus siglas en ingles), ayudará a transcribir tu reunión completa con marcas de tiempo y guardará la transcripción como un archivo de texto .vtt.

Las notas de la reunión se pueden editar, si es necesario, para mayor precisión. Cuando revisas el video de tu reunión, incluso hay una opción para mostrar la transcripción directamente dentro del video, lo que hace que parezca un subtítulo cerrado.

Paso 1: abre el portal web Zoom e inicie sesión.

Paso 2: haz clic en la pestaña Grabaciones en el lado izquierdo y elige Grabaciones en la nube. Necesitarás una cuenta Zoom premium para usar esta función, por lo que deberás consultar con tu administrador de IT para ver si tu empresa está suscrita.

Paso 3: habilita la Transcripción de audio en Grabaciones en la nube y guarda los cambios.

Paso 4: cuando comience una reunión, asegúrate de presionar el botón Grabar y selecciona Grabar en la nube.

Paso 5: después de la conclusión de la reunión, recibirás un correo electrónico que te avisará que la transcripción está lista.

Cómo compartir tu pantalla en Zoom

Aunque es posible que no tengas acceso a un proyector, aún puedes hacer presentaciones y mostrar a los asistentes a la reunión lo que hay en tu pantalla.

Puedes comenzar a compartir la pantalla presionando el atajo de teclado Alt + S, lo cual hará que tu cámara web deje de transmitir, para mostrar a todos los participantes de la reunión lo que estás viendo en tu pantalla.

Esto es útil si está intentando mostrar gráficos importantes, por ejemplo, en una reunión o si deseas mostrar una presentación de PowerPoint. Si eres el orador, puedes habilitar configuraciones adicionales para dar una presentación aún más pulida.

Paso 1: desde el menú Configuración de zoom, navega hasta Compartir pantalla.

Paso 2: habilita Entrar a pantalla completa cuando un participante comparte una pantalla.

Paso 3: si deseas mostrar una transmisión de video del orador junto con el altavoz, cuando tienes la pantalla compartida, también puedes habilitar el modo de lado a lado.

Paso 4: asegúrate de seleccionar Silenciar las notificaciones del sistema al compartir el escritorio, de esta manera, tu presentación no se verá interrumpida por todas tus alertas y campanas del sistema.

Además, los presentadores profesionales también pueden habilitar la función Focus Assist de Windows 10, que ayudará a ocultar los sonidos de notificación y las ventanas emergentes del sistema o tus aplicaciones de correo electrónico y calendario.

Si estás colaborando en un proyecto, también puedes usar una pizarra digital para trabajar juntos. Una vez que estés en una reunión, puedes hacer clic en el botón Compartir pantalla y luego elegir Pizarra blanca. Después de eso, aparecerán herramientas de anotación que te permitirán dibujar y planificar ideas y proyectos con colaboradores.

Las sesiones de pizarra pueden guardarse como imágenes separadas o compilarse en un solo PDF. En el control de la pizarra, presiona el botón Guardar y podrás elegir el formato que deseas. Ingresa una dirección de correo electrónico para compartir la pizarra guardada.

Asegúrate de tener lo que estás tratando de presentar en orden y listo antes de que comience la reunión. De esta manera, puedes saltar a la presentación de PowerPoint, la hoja de cálculo de Excel o el documento web inmediatamente cuando presionas el botón de compartir pantalla.

Y si te pareces a mí y tienes un escritorio desordenado, usa la función Escritorio de Windows 10 para iniciar Zoom con una imagen de escritorio nuevo, limpio y sin desorden. De esta manera, no estarás revelando ningún archivo confidencial que hayas guardado en tu escritorio y también se verá más profesional en el proceso.

Compartir múltiples pantallas

Si eres anfitrión de una reunión y usas la aplicación de escritorio de Zoom, puedes permitir que múltiples participantes compartan simultáneamente sus pantallas durante una reunión. Esto puede ser útil si, por ejemplo, quieres comparar documentos en tiempo real u otro tipo de materiales que los participantes tengan almacenados en sus computadoras.

Paso 1: haz clic en la flecha a la derecha del icono Compartir pantalla.

Paso 2: elige la opción Varios participantes pueden compartir de forma simultánea.

Con esta opción, todos los participantes pueden compartir su pantalla en cualquier momento, sin intervención del anfitrión. Los usuarios de Rooms o de la aplicación móvil solo pueden acceder a esta función si nadie más está compartiendo.

El anfitrión o cualquier usuario puede hacer clic en el icono Compartir pantalla para comenzar. Aunque ya haya otra persona mostrando su pantalla, otro participante puede empezar a compartir.

Según la configuración de tu aplicación, los participantes verán las dos pantallas compartidas más recientemente (si usan dos monitores) o la pantalla compartida más recientemente (si usan solo uno). De todos modos, si escoges la opción Ver opciones se podrá cambiar de pantalla.

Cómo programar reuniones en Zoom

Si bien a veces se necesitan reuniones improvisadas debido a cambios inesperados, si estás trabajando en proyectos a largo plazo, es muy útil reservar algo de tiempo virtual para tener disponibilidad.

Si tienes reuniones periódicas de proyectos permanentes, puedes programarlas con anticipación, de esta manera todos tendrán un horario establecido y un lugar virtual para reunirse semanalmente.

Paso 1: en la pantalla de inicio de Zoom, haz clic en Programar.

Paso 2: completa los detalles de la reunión, incluidos el tiempo, el tema y la duración, también puedes configurar esto como una reunión periódica.

Paso 3: si se trata de una reunión confidencial, asigna una contraseña de reunión para compartir con los participantes.

Paso 4: si estás creando la reunión, también puedes explorar Opciones avanzadas, de esta forma puedes habilitar la sala de espera y habilitar unirse antes del anfitrión para permitir que los asistentes se unan a la reunión antes de tiempo. Una opción importante para seleccionar es silenciar a los participantes en la entrada para minimizar el ruido de fondo que distrae.

También puedes descargar la extensión del navegador Chrome y la extensión de Microsoft Outlook para programar reuniones sin tener que iniciar la aplicación Zoom.

Cómo configurar salas de reuniones en Zoom

Útil para grupos más grandes, las salas de reuniones permiten que los equipos más pequeños aborden simultáneamente diferentes áreas de un gran proyecto.

Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un nuevo producto, puedes programar una reunión de lanzamiento del producto y luego crear un espacio para que el equipo de marketing elabore un plan de marketing, el equipo de finanzas para ejecutar modelos y hacer proyecciones de ventas, y una tercera sala de ventas para elaborar una estrategia de ventas.

Se pueden crear hasta 50 salas separadas y el anfitrión puede preasignar a los asistentes a salas específicas. Un total de 200 participantes pueden unirse entre todas las salas, y cada sala funcionará como una reunión de Zoom independiente.

La grabación en la nube, sin embargo, se limita a la sala principal. Al igual que algunas de las funciones de Zoom más avanzadas, tu organización necesitará estar suscrita a un plan pago para tener esta función.

Paso 1: Inicia sesión en el portal web Zoom.

Paso 2: haz clic en Configuración.

Paso 3: en la pestaña Reunión, asegúrate de que la opción Sala de reuniones esté habilitada. También es posible que desee seleccionar la opción Permitir que el anfitrión asigne participantes a las salas de grupo al programar, así como darle a tu anfitrión de la reunión la posibilidad de preasignarlo a salas específicas antes de que comience la reunión.

En una sesión de Zoom, el anfitrión tendrá acceso a las salas de reuniones en tu menú de Videoconferencia. El anfitrión podrá saltar entre las diferentes salas para hablar con los participantes.

Independientemente de las funciones avanzadas que habilites en Zoom, recuerda siempre seguir las mejores prácticas comunes para videoconferencias para garantizar que todas las reuniones de tu equipo funcionen sin problemas.

* Actualizada por Rodrigo Orellana el 2 de junio mayo de 2020

Recomendaciones del editor