Si tienes un espacio físico limitado en tu disco duro o deseas mantener tus archivos en otro lugar por asuntos de seguridad, el almacenamiento en la nube es de gran ayuda. Cuando se trata de pequeñas empresas, estos datos y archivos son más valiosos. Hemos verificado los principales servicios de almacenamiento y te decimos cuál es la mejor opción en la nube que puedes obtener.
Si bien es malo si pierdes fotos o información personal, perder datos vitales de tu negocio podría costarte mucho tiempo y dinero, así como dañar tu reputación. Analizando qué es lo mejor según el tamaño de tu empresa, así como cualquier requisito adicional para acceder a tus datos, como el cifrado de extremo a extremo o autenticación de dos factores.
Revisamos algunos servicios en la nube que ofrecen almacenamiento gratuito durante un tiempo limitado o hasta una cierta cantidad de espacio. Los productos como el servicio iCloud de Apple, OneDrive y Google Drive a menudo proporcionan algo de almacenamiento gratuito en la nube para que puedas comenzar.
Compilamos una lista de los mejores servicios de almacenamiento en la nube que no son específicos de las pequeñas empresas, pero notarás que hay muchas similitudes, ya que a menudo las empresas ofrecen alternativas para todos.
¿Por qué debería usar el almacenamiento en la nube además del físico?
La palabra clave es redundancia. En un mundo ideal, recomendamos múltiples copias de seguridad para tus archivos críticos. Los discos duros físicos (como una unidad NAS) son útiles, pero también es crucial un almacenamiento lejos de tus instalaciones físicas en centros de datos dedicados. De seguro te preguntarás, cuál es su utilidad. Imagina que en tus instalaciones se produce un robo, incendio, inundación u otro tipo de accidente y pierdes los datos. Es vital tener copias de seguridad en una ubicación física distinta.
El almacenamiento en la nube ofrece:
- Una fuente de respaldo fácil de usar que puede tardar pocos segundos para configurar, a diferencia de configurar unidades físicas adicionales.
- Acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier dispositivo, para que verifiques fácilmente tus archivos de trabajo a través de aplicaciones y dispositivos móviles, así como a través de una computadora o Mac.
- Acceso grupal, por lo que no necesitas enviar archivos individuales a tus colegas. Simplemente puedes configurar a todos con cuentas separadas y trabajar en colaboración con un mínimo esfuerzo a través del intercambio de archivos.
Aquí revisamos algunas de las mejores soluciones de almacenamiento basadas en la nube.
DropBox Business
Dropbox, uno de los servicios de almacenamiento en la nube más antiguos, es un servicio popular para millones de usuarios y por una buena razón. Su lado comercial es tan competente como fácil de usar. DropBox Business parte con una prueba gratuita de 30 días antes de aumentar a $15 dólares mensuales por usuario. Por el precio, entrega 5 TB de espacio de almacenamiento cifrado en la nube. Las opciones de almacenamiento empresarial también están disponibles si te pones en contacto con Dropbox para obtener más detalles sobre una solución personalizable. En todos los casos, Dropbox Business utiliza cifrado AES y SSL/TLS de 256 bits, por lo que tus datos se almacenan de forma segura, lejos de miradas indiscretas.
No ofrece herramientas de edición en línea, pero puedes usarla fácilmente para sincronizar archivos entre usuarios, con la opción de recuperar versiones anteriores cuando sea necesario. DropBox ofrece hasta 120 días de recuperación de archivos, por si eliminas accidentalmente un documento. Ofrece una interfaz de fácil uso que los usuarios encontrarán familiar, lo que puede ahorrarte algo de soporte técnico.
Otras características incluyen la integración de Office 365, una consola de administración con registro de auditoría, además de la funcionalidad de eliminación remota de dispositivos en caso de pérdida o robo de un dispositivo. La autenticación de dos factores también es una opción si necesita seguridad adicional.
DropBox Business es un servicio extenso y versátil. No es la opción más barata que existe, pero hace todo lo que puedes necesitar. Que muchos de tus empleados seguramente lo hayan usado antes, hace que sea más fácil.
Google Cloud for Work / GSuite
Es probable que tú y tus empleados utilicen ampliamente los servicios de Google, a través de direcciones de correo electrónico basadas en GSuite o incluso a través de cuentas de Adsense. Por lo tanto, tiene mucho sentido usar también Google Cloud for Work/Business. Funciona tan fácil como Google Drive para cuentas personales, por lo que tus empleados sabrán qué hacer.
Por $12 dólares mensuales por usuario, puedes suscribirte al paquete Business que ofrece una suite para la oficina mejorada con almacenamiento ilimitado y funcionalidad de archivo. Si necesitas menos de cinco usuarios, cada usuario obtiene 1 TB de almacenamiento, pero para las pequeñas/grandes empresas es ilimitado. Si tus necesidades son menores, el paquete de $6 dólares mensuales por usuario te proporciona 30 GB de y las mismas características.
Es posible editar archivos en línea o de manera offline. El amplio soporte de aplicaciones en teléfonos inteligentes hace que sea más fácil de hacer en movimiento. La colaboración es casi sin esfuerzo con amplias funciones dentro del conjunto de herramientas de Office de Google, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, lo que te ahorra dinero, ya que puedes usarlos en lugar de paquetes de Office dedicados.
Además, puedes configurar el correo electrónico de tu empresa a través de Gmail, usar sus herramientas de video y conferencia de voz, así como compartir calendarios y servicios de mensajería en equipo.
Para los clientes de nivel empresarial, $25 dólares mensuales por usuario les ofrece las mismas características, incluido el almacenamiento ilimitado, además de un control de acceso de nivel empresarial con aplicación de claves de seguridad y métodos de prevención de pérdida de datos.
Microsoft OneDrive for Business
Una de las mayores fortalezas de Microsoft OneDrive for Business es su precio. Por solo $5 dólares mensuales por usuario puedes tener 1 TB de almacenamiento en la nube para cada usuario. Puedes almacenar archivos de hasta 15 GB de tamaño y compartir archivos fácilmente desde tu organización y con otros usuarios. Es bastante fácil sincronizar copias locales de archivos o carpetas para verlas sin conexión, y también puedes editar estos documentos desde un navegador si lo deseas.
El único problema aquí es que si bien Microsoft OneDrive ofrece autenticación de dos factores, debes usar la misma contraseña que utilizas en los servicios de Microsoft, algo que puede resultar incómodo, pero que es un problema que Google ya tiene.
Todo eso está disponible a través del plan de bajo precio que ofrece Microsoft. Donde las cosas mejoran aún más es si actualizas a Office365 Business Premium. Por $12.50 dólares mensuales por usuario obtienes la misma cantidad de almacenamiento en la nube, pero acceso a las principales aplicaciones de Office, incluidas Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access y Publisher. También ofrece alojamiento de correo electrónico incluido con un buzón de 50 GB, junto con direcciones de dominio personalizadas, si las necesitas.
Cada licencia cubre cinco computadoras o Mac, cinco teléfonos y cinco tabletas por usuario. También hay soporte para reuniones de videoconferencia para hasta 250 personas.
En cuanto al almacenamiento en la nube, el paquete puede no ser el más grande que existe, pero la riqueza de otras características lo convierten en un acuerdo todo-en-uno convincente que debería adaptarse a la gran mayoría de los usuarios. Si el almacenamiento ilimitado en la nube es vital, siempre puedes cambiar a un plan que cuesta $10 dólares mensuales por usuario para almacenamiento ilimitado, pero si escoges la alternativa de $5 dólares mensuales, no tienes acceso a las aplicaciones de Office.
Box for Business
Un nombre importante en el mundo del almacenamiento en la nube, Box for Business, es tan bueno para las pequeñas empresas como para uso personal.
Si tu equipo es particularmente pequeño, entonces el paquete Starter a $5 dólares mensuales por usuario es ideal. Ofrece 100 GB de almacenamiento con un límite de carga de archivos de 2 GB. Debes registrar un mínimo de tres usuarios, con un máximo de 10 posibles, antes de tener que actualizar a otro plan. Por el precio, obtienes acceso móvil, así como detalles sobre el historial de versiones, la autenticación de dos factores y la capacidad de acceder a los archivos desde tu escritorio.
El plan de negocios de $15 dólares mensuales por usuario mejoran las características. Ofrece almacenamiento y número ilimitado de usuarios, con un límite de carga de archivos de 5 GB. También hay informes avanzados de usuario y seguridad, prevención de pérdida de datos, además de Active Directory e integración de inicio de sesión único. La marca personalizada también es una opción aquí si deseas utilizar el logotipo de tu empresa siempre que sea posible.
En ambos casos, existe la opción de integración de Office 365, pero al igual que Dropbox, no hay edición en línea directa disponible, y su límite de carga no es tan alto como el de Microsoft OneDrive for Business. Aún así, Box for Business es un paquete avanzado para pequeñas empresas que ofrece muchas funciones y, al mismo tiempo, es lo suficientemente simple para que la mayoría de los usuarios se adapten en poco tiempo.
Tresorit
Un nuevo competidor para el trono de los servicios de almacenamiento en la nube es Tresorit. El servicio está dispuesto a rivalizar directamente con Dropbox, al ser mucho más seguro. Te permite compartir archivos grandes individuales con enlaces protegidos por contraseña, así como todas las funciones estándar de sincronización y uso compartido de archivos que esperarías de un servicio en la nube.
Con sede en Suiza, Tresorit ofrece cifrado de extremo a extremo que debería satisfacer incluso al usuario más consciente de la privacidad. También cumple con todas las regulaciones clave, como HIPAA y GDPR. La protección contra ransomware está integrada en su interfaz, y puede controlar fácilmente los permisos de usuarios y dispositivos de forma centralizada en todo momento.
Es fácil acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, hay acceso sin conexión para editar archivos cuando sea conveniente para ti. Incluso puedes agregar marcas a la interfaz de Tresorit si lo deseas.
El paquete Small Business incluye una prueba gratuita de 14 días, luego aumenta a $20 dólares mensuales por usuario para hasta nueve personas, con 10 o más trabajando a $12 dólares mensuales por usuario. Es más caro que muchos competidores, pero por un servicio extra seguro, vale la pena el precio.
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