Aquel jueves lluvioso estaba resultando francamente estresante. Yendo de un lado a otro contra reloj, con multitud de tareas pendientes y asuntos personales que me acuciaban… Fue en ese momento cuando sonó el teléfono y atendí la llamada -por fortuna, llevaba los AirPods– y aquello resultó ser una trampa: la clásica llamada sobre un asunto menor para mí, y con un interlocutor que no había manera de cortarle. En nada, me vi soltando todo en el suelo y anotando asuntos procedentes de la llamada que no eran prioritarios para mí, y fue ese día el que tomé una fundamental decisión para mi productividad: la norma sería no responder al teléfono.
El teléfono, el mayor factor disruptivo
¿Por qué poner coto al teléfono? Si lo piensas bien, una llamada entra como un elefante y arrasa con todo; tienes que dejar todo lo que estés haciendo para responderla, y lo que es peor, de esa conversación se pueden derivar tareas y responsabilidades que te ves obligado a transcribir. Una llamada es, por definición, invasiva en términos de productividad y realmente solo controlas la situación cuando eres tú quien llama, pero nunca cuando la recibes. Desde ese día decidí que sería prioritario dar más peso al email o apps de mensajería que a las llamadas, porque a la postre, el texto queda escrito y puedes consultarlo cuando te venga mejor.
Pero… si iba a renunciar a atender llamadas desconocidas ¿cómo iba a gestionar las llamadas que entraban? Fue en ese momento cuando decidí volver a sacar brillo a una herramienta que había dejado en desuso: el buzón de voz. De pronto descubrí que el contestador era una herramienta poderosa que cumplía con una función muy interesante: solo almacenaba lo que realmente era importante. Con esto quiero decir que pronto descubrí que mucha gente que llamaba no dejaba ningún mensaje ¿y sabes qué? No pasaba absolutamente nada.
Lo urgente y lo importante
Ese descubrimiento fue determinante porque implicaba algo muy llamativo: si hubiera atendido esas llamadas que no dejaban rastro, básicamente habría perdido un valioso tiempo para nada. Lo del buzón de voz iba tan bien que me animé a dar un paso adicional en mi desconexión: enviaba manualmente aquellas llamadas no importantes al contestador, con la promesa posterior de atender el mensaje y devolver la llamada cuando me viniera bien. Con estas sencillas medidas en poco tiempo me vi atendiendo llamadas únicamente de forma ocasional, y siempre de una manera gestionada por mí mismo y sin agobios.
Sin embargo, la idea no consistía únicamente en convertirse en una especie de eremita aislado del mundo, sino que de lo que se trataba era de establecer un método que fuera fácil de gestionar y decidí gestionar esos mensajes en dos momentos del día: antes de comer y antes de cenar, cuando lo urgente y prioritario estaba ya atendido.
Buzón de voz visual y discriminación automática de llamadas
Como no podía ser de otra manera, la tecnología podía mejorar aun más las cosas y contraté, en su momento, un servicio de pago con mi operador que transcribía los mensajes de voz a texto que me llegaba en forma de mensaje. Aquello sí que supuso un salto importante porque ahora además me podía ahorrar el tener que escuchar los mensajes: leía el SMS y actuaba en consecuencia. Y para mejorar todavía más las cosas, iOS 13 incorporó de forma nativa una función que puede resultar definitiva para quienes quieren ser radicales con las llamadas: la posibilidad de configurar que el sistema mande al contestador todas las llamadas desconocidas.
Apps y servicios que te pueden salvar
Lo siguiente que hice es establecer la rutina de apuntar todo lo resultante de esas llamadas y mensajes y me apoyé, para ello, en Todoist, en mi opinión la mejor aplicación de gestión de tareas del mercado. La idea era simple: crear una carpeta en la que apuntar las llamadas que debía atender y con una ventaja añadida: Todoist te permite establecer recordatorios para devolver la llamada. Esta app permite además convertir esa llamada en tarea o proyecto simplemente arrastrándola de un lugar a otro dentro de la app.
Siendo usuario del iPhone, Siri y Recordatorios también pueden ser poderosos aliados, sobre todo cuando no puedas ni parar un segundo y emplear la voz sea la mejor opción: “recuérdame que llame a xxx”, acompañado de un “cuando llegue a casa”, “cuando suba al auto” o bien en el intervalo de tiempo deseado. La idea detrás de esta estrategia consiste en no vivir agobiado por el teléfono, pero también que no se escape nada que pueda resultar importante y dejar todo bien anotado.
En conclusión, se trata de revertir una realidad, la de atender una llamada bajo cualquier circunstancia, que nos viene impuesta culturalmente pero que es en realidad un sumidero de productividad. Desde que di este paso he ganado en tiempo para mí mismo, pero sobre todo en tranquilidad y sensación de tener todo bajo control. ¿Y si no tengo buzón de voz? También se puede seguir esta filosofía sabiendo que, si se trata de algo realmente importante, nos volverán a llamar o nos enviarán un WhatsApp o SMS.
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