Si tuviésemos que definirlo de alguna manera, diríamos que Google Drive es el “disco duro en la nube” de la compañía californiana, y sirve a cualquier usuario para que guarde archivos de todo tipo, desde documentos hasta videos. Y como sucede con la mayor parte de los servicios digitales, hay por allí algunos (buenos) trucos que mejoran considerablemente tu experiencia en esta plataforma. Hemos reunido aquí los mejores. No se trata de una lista final, e iremos agregando más consejos en las próximas semanas.
Carpetas con color
Por defecto, las carpetas en Google Drive son grises, sin embargo, es posible cambiarlas de color para que las puedas identificar mejor. Selecciona la que quieras modificar con un clic, presiona el botón derecho del mouse y colócate sobre la pestaña Cambiar de color. Una vez que se desplieguen las opciones, solo debes escoger tu tono favorito.
Acceso directo
¿Cuanto tiempo pierdes en abrir un archivo o carpeta que utilizas frecuentemente? La buena noticia es que puedes crear un atajo del mismo. Escoge el documento que te interesa con un clic, pulsa el botón derecho del mouse y selecciona Añadir acceso directo a Drive. En las opciones que se despliegan, únicamente debes escoger el destino del archivo con el fin de que puedas abrirlo rápidamente.
Enlace para compartir
Es posible compartir cualquier archivo desde la interfaz principal de la plataforma: elige aquel que te interesa con un clic; observa cómo se activan varias herramientas debajo de la barra de búsqueda; escoge el ícono que representa un enlace; deja que se genere la dirección; y, si es necesario, ve a Permisos, donde puedes indicar las opciones que tendrán los usuarios con el enlace, desde editar hasta comentar. Cuando hayas terminado, da clic en Listo.
Vista previa de un documento
Si solo quieres echar un “vistazo” a un documento, puedes tener una vista previa del mismo. Selecciona un archivo en la interfaz principal de Google Drive; una vez que se activen los íconos debajo de la barra de búsqueda, escoge el que representa un ojo. La vista previa se activará para que puedes revisar rápidamente este.
Búsqueda de información en vista previa
No necesitas abrir el documento para encontrar información. Una vez que estés en el modo vista previa –explicado en el punto anterior–, dirígete al menú que se activa cuando das clic en los tres puntos ubicados en la parte superior derecha de la pantalla; elige la opción Buscar; y en el cuadro que se despliega, pon el término que te interesa y presiona Enter para localizarlo (en caso de que haya una o más coincidencias, se marcarán para que te sea fácil identificarlas).
Liberación de espacio
Si no lo sabes, cada cuenta de Google recibe 15 GB de espacio gratuito, el cual se reparte entre Gmail, Google Fotos y Drive. Es por eso que resulta relevante eliminar archivos y vaciar la papelera en esta última plataforma, como seguro lo haces en la de correo electrónico. En el menú que se localiza en el lateral izquierdo de la pantalla, selecciona Papelera. Una vez que se abra esta, da clic en la pestaña debajo de la barra de búsqueda y escoge Vaciar papelera (confirma la acción en el mensaje que se despliega).
Compra más espacio
Si de plano es insuficiente el espacio gratuito que tienes para Drive, puedes optar por comprar más almacenamiento, 100 GB como mínimo por un pago mensual o anual. En el menú del lateral izquierdo, hasta abajo, da clic en Comprar espacio para saber más sobre los planes de Google One, la plataforma que extiende la capacidad de tu disco duro en la nube. No olvides leer el artículo de cuándo vale la pena pasar de Google Drive a Google One.
Sin conexión
Como otras plataformas de Google, en Drive también es posible crear, abrir y editar archivos, desde documentos hasta hojas de cálculo, sin internet. Para revisar si tienes activada esta alternativa, dirígete a Configuración, una de las opciones al presionar el ícono del engrane ubicado en la parte superior derecha de la pantalla; en General, la pestaña Sin conexión debe estar marcada.
Combinaciones de teclas
Una de las opciones preferidas para intentar dominar cualquier plataforma son las combinaciones de teclas, y Google Drive tiene habilitadas varias, desde la que permite crear un documento hasta aquella que deja acceder a la vista previa de un archivo. Para ver la lista completa, dirígete a Configuración, una de las alternativas al dar clic en el ícono del engrane en la parte superior derecha de la pantalla, y escoge Combinaciones de teclas.
Descarga de archivos
Si necesitas descargar una carpeta o archivo de Drive en una memoria USB o en un disco duro, solo tiene que seleccionarlo, dar clic en el botón derecho del mouse y elegir Descargar. Una vez que veas el archivo descargado, únicamente tienes que arrastrarlo a su nuevo destino.
*Actualizado el 03 de abril de 2020 por Luis Miguel Paredes.
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