Ahora mismo, se puede mencionar más de un caso. Una tecnología irrumpe y cambia la manera en la que las personas interactúan, incluso les marca una nueva forma de hablar. Pasó con WhatsApp y su guasapear, o con Twitter y la acción de tuitear. Durante la crisis provocada por el nuevo coronavirus y en la nueva normalidad, a Zoom le tocó su momento, ya que se transformó en una de las plataformas más demandadas para comunicarse a la distancia, a través de videollamadas o reuniones virtuales. Para resolver asuntos familiares o de trabajo, el servicio sale rápidamente como intermediario; “Nos zoomeamos mañana”, una de las nuevas frases para acordar un encuentro en línea. Pero ¿y qué hay de la fatiga que provoca Zoom?
No estás solo si durante una videollamada experimentas un cansancio o hartazgo, y lo único que quieres es presionar el botón de abandonar la reunión y cerrar la pantalla de tu computadora. Es cierto que algunos consideran la comunicación por Zoom como más oportuna y eficiente, pero también está el hecho de que esta demanda una mayor atención que las juntas presenciales, por ejemplo, lo cual puede llegar a ser desgastante para los usuarios.
Liz Fosslien y Mollie West Duffy, autores del libro “No Hard Feelings: The Secret Power of Embracing Emotions at Work», escribieron un extenso artículo en Harvard Business Review, en el que proponen algunos consejos, basados en investigación, para que las videollamadas sean menos agotadoras. A continuación, te los presentamos de manera resumida.
- Evita la multitarea. Contrario a lo que se piensa, realizar varias cosas a la vez reduce el rendimiento, por ello, lo mejor es que pongas toda tu atención en la videollamada en curso, cerrar todas las ventanas que podrían distraerte en tu computadora y dejar a un lado el celular.
- Busca descansos. En una reunión online, es agotador estar viendo la pantalla por periodos de tiempo largos; apaga tu cámara por un momento o minimiza la ventana de la videollamada, simplemente para pararte de tu silla o mirar hacia otro lado, lo que no quiere decir que debas dejar de poner atención o echarle un ojo a tu celular.
- Reduce los estímulos visuales. Eso incluye tu propia cara… Podrías escoger una vista en la que tu rostro no esté expuesto para ti (una solución que incluso podría darte más confianza a la hora de hablar). También, vale la pena ponerse de acuerdo con los invitados para escoger fondos sencillos, en los que no aparezcan libros u otros elementos que pudieran distraer (cansar) a los participantes.
- Establece reglas para reuniones «sociales». Especialmente para los organizadores de reuniones que no tienen el carácter laboral, es necesario dejar en claro que se trata de espacios donde cualquiera es bienvenido, pero no es obligatoria la «asistencia». Asimismo, pon las cartas sobre la mesa para que todos tengan el interés de participar y compartir un agradable momento. Finalmente, este tipo de encuentros debería ser un motivo para relajarse, no para estresarse más.
- Descansa de las videollamadas. Las reuniones virtuales a través de video se han vuelto parte de la nueva normalidad, lo cierto es que un asunto se podría resolver con un correo electrónico o una llamada de voz, sin problemas. Si ya tienes una próxima con una persona, sé sincero y dile que estás un poco cansado del video, que si no le importa tener una simple llamada telefónica. Lo más probable es que la otra persona también se sienta aliviada.
- Evita las videollamadas por defecto. Las personas que no pertenecen a tu organización tal vez prefieran una simple llamada de voz en lugar de una de video, y si ellas proponen un encuentro en video sin aviso previo, tienes la opción de declinar a este. No se debe olvidar que las videollamadas son bastante íntimas e incluso para algunos pueden ser invasivas.
Como complemento, no está de más establecer el inicio y final de las videoreuniones, e indicar anticipadamente los temas que se van a tratar, con el fin de que estas no se alarguen, factor que puede ser desgastante para los usuarios.
Por último, antes de que inicies la videollamada, lo mejor es revisar que se tenga todo lo necesario para conducirla de la mejor manera, desde audífonos hasta una libreta para anotar las ideas que vayan surgiendo. Una conexión estable a internet también es fundamental, tanto para integrarse a la reunión rápidamente como para seguirla sin interrupciones.
