Trucos esenciales para sacarle más provecho a Gmail

En la plataforma de correo electrónico de Google no todo se reduce a dejar la bandeja de entrada lo más «limpia» posible; hay diversas herramientas que pueden mejorar considerablemente la experiencia de usuario. Sin más, te dejamos estos trucos esenciales para sacarle el máximo provecho a Gmail.

Más adelante, agregaremos más recomendaciones a este artículo, aunque con éstas ya tendrás suficientes para hacer que tu Gmail «vuele».

Enviar y archivar en un solo paso

Aquí tienes un truco para ahorrar mucho tiempo. Primero, seleccione el ícono de engranaje y elija Ver todas las configuraciones en el menú desplegable resultante. En la pestaña General, busque la sección Enviar y archivar, y marque la casilla junto al botón Mostrar «Enviar y archivar» en respuesta. A continuación, vaya a la parte inferior de la página y seleccione Guardar cambios.

Si sigues estos pasos, se añadirá un nuevo botón cuando respondas a un correo electrónico. Al seleccionar ese botón, podrá enviar su respuesta y archivar automáticamente el correo electrónico, eliminándolo así de su bandeja de entrada. Es una bendición para las personas que reciben cantidades infinitas de correo electrónico, y una que mantiene su bandeja de entrada libre de desorden.

Activar y desactivar pestañas

Gmail tiene tres pestañas: Principal, Social y Promociones, y organiza tus correos electrónicos automáticamente. Pero, ¿sabías que puedes personalizar estas pestañas? Si desea hacerlo, seleccione el ícono de engranaje en la esquina superior derecha y, en el menú que aparece, vaya a la sección etiquetada Tipo de bandeja de entrada. A continuación, seleccione Personalizar, que se encuentra debajo de la palabra Predeterminado.

Esto le permite agregar nuevas pestañas, como Actualizaciones y Foros, o eliminar cualquier pestaña que no le guste o no desee. Es una práctica organización automática para cuando te sientes abrumado.

Ver más con la configuración Compacta

Cuando seleccionas el icono de engranaje en la esquina superior derecha de Gmail, una de las primeras cosas que verás en el menú desplegable resultante es una opción para cambiar entre los modos de visualización Predeterminado, Cómodo y Compacto. Cambiar a Compact elimina una gran cantidad de espacio, lo que le permite ver más información de correo electrónico en cada línea.

Es una buena opción si desea maximizar su eficiencia y ver la mayor cantidad de información posible de un solo vistazo.

Ahorra espacio con Drive

Si no puedes incluir un archivo en un correo electrónico o prefieres no perder el tiempo con los archivos adjuntos, utiliza Google Drive en su lugar. Cada ventana de redacción viene equipada con un icono de Drive, que te permite adjuntar rápidamente archivos de Drive desde tu navegador.

También es útil si necesita compartir archivos que no están almacenados en el dispositivo que está utilizando.

Delega algunos de tus correos electrónicos

Gmail ofrece un servicio que permite configurar una serie de delegados. Estos delegados tienen la capacidad de leer y responder a sus correos electrónicos, aunque no pueden chatear ni actualizar su contraseña. La configuración de delegados es útil si eres un profesional ocupado y necesitas que un empleado o miembro del equipo intervenga y verifique las últimas respuestas cuando simplemente no tienes suficiente tiempo.

Sello personal

Poner una firma en tus correos electrónicos es útil: además de que da una imagen más profesional, le indicas a tus contactos cómo pueden dirigirse a ti. En Gmail, da clic en la rueda dentada en la parte superior derecha, selecciona Configuración y dirígete a la sección Firma; aquí encontrarás todo lo que necesitas para personalizarla.

Sin arrepentimientos

Es seguro que a la mayoría le ha pasado, por distintas razones, que manda un email a una persona equivocada. Para su fortuna, la plataforma de correo electrónico de Google ofrece, por defecto, 5 segundos para «deshacer» el envío, pero si se quiere tener más tiempo, es posible establecer hasta 30 segundos. Para ello, ve a Configuración y ubica la sección Deshacer el envío.

Rápida redacción

Todos tenemos correos que casi siempre respondemos de la misma manera. Y para que este proceso sea más rápido, tienes la opción de activar una herramienta que, a medida que redactas, despliega sugerencias de «escritura predictiva». En Configuración, dirígete al apartado Redacción inteligente y selecciona Activar sugerencias de escritura.

¿Sin tiempo para todos los correos?

No te preocupes, si te llega un correo que te importa, pero no tienes tiempo de revisarlo ahora, lo puedes posponer. Por el cursor sobre el email y verás que se despliegan unos íconos del lado derecho; da clic en el que representa el reloj e indica el mejor momento para abrirlo (aparecerá nuevamente en tu bandeja).

Pasa de un mensaje a otro

¿Cuántos mensajes puedes tener en una misma conversación? Para que no te pierdas, pasa de uno a otro fácilmente. Sólo tienes que abrir la conversación y presionar la tecla N si quieres ir al mensaje siguiente o P si quieres dirigirte al anterior; para abrir o cerrar uno, presiona Enter para ambos casos.

Programa tu envío

Si no te gusta molestar a tus contactos con correos en la madrugada, puedes programar estos. Ya cuando hayas preparado tu email, lo único que tienes que hacer es darle clic a la flecha que se ubica al lado de Enviar y seleccionar Programar envío (elige la fecha y la hora más adecuadas).

Correos confidenciales

¿Te preocupa la información que estás compartiendo y quieres la máxima discreción para la misma? Entonces, debes usar el modo confidencial, que permite establecer una fecha de vencimiento para los mensajes o revocar el acceso a estos en cualquier momento. En la ventana de Mensaje nuevo (arriba), ubica el ícono que tiene un candado y un reloj, y establece los parámetros de confidencialidad que mejor te convengan.

Agenda eventos en un paso

Para quienes necesitan agendar invitaciones que llegan a través del correo, no tienen que estar saltando entre aplicaciones. En Gmail, en la barra lateral derecha, se ubica un acceso directo a Calendar, con el fin de establecer todo tipo de eventos de manera sencilla.

Toque personal

Como en Chrome, en Gmail también puedes establecer el tema que mejor vaya con tu personalidad, desde algunos sencillos hasta tus propias fotografías. Da clic en rueda dentada y selecciona Temas; una vez que se desplieguen, selecciona el que más te guste.

Correo siempre disponible

¿Sin conexión a Internet? No hay problema, puedes seguir leyendo, respondiendo o haciendo búsquedas de mensajes en Gmail. En Configuración, dirígete a la pestaña Sin conexión, ubicada en la parte superior; una vez aquí, da clic en la casilla Habilitar el correo sin conexión y escoge los parámetros que mejor te convengan.

Al día con las novedades

Si quieres saber cuáles son las novedades que llegan a Gmail, la misma plataforma te las indica. Da clic en el ícono que muestra un signo de interrogación, en la esquina superior derecha, y en las opciones que se despliegan, selecciona Notificaciones. Inmediatamente, verás diversas publicaciones, en orden cronológico, con las nuevas funciones del servicio.

*Actualizado el 26 de febrero por Luis Miguel Paredes.