Guía básica para iniciarte en Excel de forma exitosa

Ahora que Halloween se acerca, ¿quieres asustar a alguien? Solo necesitas una palabra: Excel. Y es que, resistida y estigmatizada, esta es sin duda una de las aplicaciones que ponen nerviosas a la mayoría de las personas. Sin embargo, si la conoces bien desbloquearás un gran potencial que podría hacerte la vida y el trabajo más fáciles. Así que, ¿eres de los que se niegan a usarla? No le tengas miedo: te presentamos esta guía básica para iniciarte en Excel de forma exitosa.

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¿Quiénes y para qué usan Excel?

Microsoft Excel

Excel permite realizar cálculos de todo tipo, desde los más básicos como sumas y restas, hasta operaciones más complejas. Pero además permite manipular tablas de datos, crear gráficos y crear una base de datos para organizar tu información.

Aunque con frecuencia ha sido estigmatizada como una herramienta dirigida para analistas financieros, contadores o administrativos, hoy las posibilidades que ofrecen son mucho más amplias y pueden ser aprovechadas por cualquiera que se atreva a darle una oportunidad.

Conceptos básicos de Excel

Por defecto, un documento o libro nuevo de Excel tiene tres hojas o planillas. Cada una de ellas se compone de celdas individuales, que se agrupan en filas y columnas. Mientras las filas están numeradas, las columnas se identifican por letras.

Cada celda es única y se identifica por las coordenadas en la que se intersectan una fila y una columna, por ejemplo, A1 o B1. En cada planilla hay más de 1 millón de filas y 16,000 columnas.

Puedes incluir textos o constantes numéricas, fórmulas o funciones en cualquier celda. Las fórmulas son códigos que entregan un resultado (como una suma o resta) y las funciones son operaciones predefinidas que facilitan procesos (como buscar en una base de datos).

Crear una planilla de Excel

Para crear una hoja de cálculo de Excel, debes realizar los siguientes pasos:

  • Abre la aplicación de Excel.
  • Dirígete a la pestaña Archivo, presiona la opción Nuevo y luego Libro en blanco o elige alguna de las plantillas de Excel.

De forma alternativa, puedes abrir un documento existente en Archivo˃Abrir y buscar el documento en tu computadora.

Qué encontrarás en una planilla de Excel

En cada planilla de Excel encontrarás una serie de elementos, que es importante que reconozcas para facilitar el uso de la aplicación.

Menú principal

Ubicado debajo de la barra de título o el nombre de la hoja de trabajo, te brinda acceso rápido a seis pestañas, cada una de la cuales contiene un conjunto específico de comandos.

  • Archivo: permite crear un archivo o abrir uno existente, guardar un documento, imprimir, entre otros.
  • Inicio: se usa para copiar, cortar o pegar celdas y trabajar en el formato.
  • Insertar: permite insertar imágenes, gráficos, filtro, enlaces o tablas.
  • Diseño de página: se usa para dar formatos a la hoja o ajustar aspectos de impresión, entre otros.
  • Fórmulas: brinda acceso a rápido a las funciones de Excel y asistentes para revisarlas, entre otros.
  • Datos: facilita la importación de datos, además del filtrado y agrupación de los existentes en tu planilla.
  • Revisar: permite revisar la ortografía, realizar seguimiento de los cambios, insertar comentarios o proteger un documento.
  • Vista: facilita el cambio de la visualización de las hojas de Excel.

Barra de fórmulas


Ubicada debajo del menú principal, la barra de fórmulas está compuesta por dos elementos:

  • Dirección de la celda: ubicada en el extremo izquierdo, identifica la celda activa.
  • Contenido de la celda: ubicado en al lado derecho de la dirección de la celda, se utiliza para escribir valores, texto o una fórmula o función de Excel.

Barra de estado


En la parte inferior izquierda del libro de trabajo, se muestran todas las hojas de trabajo de tu libro de Excel.

Aunque por defecto cada libro nuevo tiene tres hojas, puedes crear las que necesites. Solo debes presionar el botón ubicado al lado de la última celda (una hoja blanca con un destello) o presionando Mayúscula + F11 en tu teclado.

Si lo deseas, puedes cambiar el nombre de cada hoja, haciendo doble clic sobre el nombre de esta o presionando con el botón derecho en el nombre de una hoja y elegir la opción Cambiar nombre.

Cómo ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel

Para comenzar a utilizar Excel, debes conocer cómo ingresar datos. Solo necesitas realizar los siguientes datos.

  • Ubica el cursos en la celda en la que deseas ingresar un dato, por ejemplo, A1.
  • Escribe el contenido. Debes considerar que si quieres realizar operaciones matemáticas (como sumas o restas), los números nunca deben estar acompañados de texto.
  • Presiona Enter y el cursor se desplazará a la celda inferior, en este caso. A2.

Cuáles son las fórmulas y funciones básicas de Excel

Puedes sumar, restar, multiplicar y dividir en Excel sin necesidad de usar las funciones integradas. Solo debes que usar algunos operadores básicos para suma, resta, multiplicación y división: +, , *, /.

Sin embargo, también hay cientos de funciones y combinaciones de fórmulas que se pueden usar en las hojas de cálculo. Estas son las más básicas:

  • =SUMA (): suma una serie de celdas juntas.
  • =PROMEDIO (): calcula el promedio de una serie de celdas
  • =SI (): comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor, dependiendo del resultado.
  • =MIN (): devuelve el valor mínimo de una serie
  • =MAX (): devuelve el valor máximo en una serie
  • =CONTAR: cuenta el número de celdas que tienen números.
  • =BUSCARV (): busca un valor de una tabla y regresa el resultado.

Las fórmulas y funciones pueden contener referencias a celdas, a intervalos de celdas, operadores numéricos y constantes, pero siempre deben comenzar con el símbolo igual (=). Estos son algunos ejemplos.

  • Referencias a celdas: =A1. Devuelve el contenido de la celda A1.
  • Fórmula con referencia a celdas: =A1+A5. Entrega la suma del contenido de las celdas A1 y A5.
  • Intervalos de celdas: =SUMA(A1:A5). Los intervalos se identifican con los dos puntos (:). En este caso, entrega la suma del contenido de todas las celdas entre A1 y A3.

Si conoces el nombre de una función en particular, pero no tienes claro cómo crearla, puedes acceder al asistente de funciones–ubicado en la barra de fórmulas- para obtener ayuda.

Con estos elementos, ya estás en condiciones de comenzar a explorar la aplicación. Si lo deseas, también puedes revisar nuestra guía con los mejores trucos de Excel.

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