Seis funciones de Microsoft Teams que probablemente no conoces

Desde llamadas de voz y video hasta chats y reuniones virtuales, hay mucho que Microsoft Teams puede hacer por sus 145 millones de usuarios activos diarios. ¿Eres uno de ellos? ¿Sabías que la plataforma guarda algunos secretos que quizá no conozcas? En este artículo recopilamos seis funciones de Microsoft Teams que podrían ser tus grandes aliadas.

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Reunión usando Microsoft Whiteboard

Una gran ventaja de las reuniones físicas en la oficina es poder reunirse alrededor de una pizarra y anotar tus ideas. Esto a menudo mejora el pensamiento crítico y ayuda a crear vínculos. Sin embargo, ¿sabías que también puedes realizarlo virtualmente a través de Microsoft Teams?

Microsoft Teams tiene una función incorporada conocida como Microsoft Whiteboard. Cada vez que estés en una reunión de Teams, verás que tienes tu propio espacio de pizarra. En ese espacio, tú y los demás participantes pueden esbozar ideas juntos. Esta función también estará disponible para compartir en la app Whiteboard de Windows 10, iOS y en la web.

Puedes acceder a una pizarra en una reunión de Teams haciendo clic en el icono Compartir, en la bandeja para compartir de esa reunión. Luego, en la sección Pizarra, selecciona Microsoft Whiteboard. Tú y tus compañeros de trabajo pueden escribir y dibujar en colaboración.

Para escribir o dibujar, haz clic en el ícono de lápiz, selecciona un color y luego comienza a dibujar, esbozar o escribir en la pizarra. Para agregar texto, haz clic en los íconos de Nota o Texto y luego simplemente escribe. Cuando finalizas la reunión, puedes ver la pizarra haciendo clic en el chat de esa reunión y luego seleccionando la pestaña etiquetada Pizarra.

Usa atajos y comandos

Al igual que Microsoft Word, Windows 10 y otros programas, Teams tiene su propia lista de atajos de teclado. Al evitar tener que arrastrar el mouse y hacer clic en los menús, estos atajos y comandos pueden ayudarte a ahorrar tiempo durante las reuniones y los chats.

De hecho, hay muchos atajos y comandos en Microsoft Teams. Cubrimos algunos de estos accesos directos de Windows 10 en la siguiente tabla. En cualquier momento, puedes mostrar todos los atajos de teclado haciendo clic en Ctrl + Punto (.) en Windows 10, o Comando + Punto (.) en MacOS.

Si bien, la mayor parte de estos accesos directos están diseñados para la aplicación de escritorio de Teams, también puedes probarlos en la versión web de la app. Microsoft explica cómo funcionan los accesos directos en su propia página de soporte.

Marcar mensajes para un acceso rápido

¿Recibiste un mensaje importante de tu jefe? ¿O tal vez alguien te envió un mensaje que realmente disfrutas? Al igual que guardar páginas web como marcadores, puedes marcar los mensajes de Teams para acceder a ellos rápidamente.

Para marcar un mensaje en Teams, todo lo que necesitas es colocar el cursor sobre el mensaje y luego hacer clic en Guardar este mensaje. Después de esto, haz clic en el icono de tu perfil en la aplicación Teams y elige Guardado. Todos tus mensajes guardados deberían aparecer en una lista. Al hacer clic en él, volverás al lugar donde se envió ese mensaje.

Colaborar en documentos de Office directamente en Teams

Si tu jefe o un colega te envía un archivo de Word, Excel o PowerPoint en un chat, puedes colaborar en ese archivo directamente dentro de Microsoft Teams. Por colaborar, nos referimos a la capacidad de intercambiar comentarios y demás, sin tener que abrir la aplicación dedicada en tu computadora.

En Teams, verás que, dentro de cada canal, habrá una biblioteca de archivos como una pestaña en la parte superior del canal. Si haces clic en la pestaña de archivos, podrás ver todos los archivos compartidos contigo o por ti. Puedes hacer clic en los archivos para abrirlos o presionar el botón Nuevo y luego elegir el tipo de documento. Todos accederán a los archivos cargados.

Una vez que encuentres o cargues un archivo, puedes coeditarlo con las simulaciones de tu compañero de trabajo. Ambos pueden abrir el archivo a través de la pestaña Archivos y editarlo. Las ediciones se mostrarán en tiempo real. Mientras tanto, si eliges la pestaña Conversación o Iniciar conversación, puedes conversar con tu compañero de trabajo al costado del documento.

Únete a reuniones en dispositivos móviles y de escritorio

¿Alguna vez has iniciado una reunión en tu computadora de escritorio o portátil, pero de repente tienes la necesidad moverte de lugar? Puedes pensar que esto significa que tienes que salir y volver a ella más tarde, pero estás equivocado. Teams tiene una función que puede ayudarte a continuar tu reunión.

Se llama función de transferencia y funciona como sugiere el nombre. Si inicias una reunión en el escritorio, puedes transferirla a la versión iOS o Android de Teams simplemente abriendo la aplicación allí. A continuación, deberías ver un mensaje en la parte superior de Teams. Dirá En progreso junto con el nombre de la reunión.

Deberás hacer clic en el botón Unirse para unirte a esta reunión en tu teléfono. Luego, puedes elegir Agregar este dispositivo para que funcione como una cámara web o para audio mientras mantienes tu escritorio en la reunión. O puedes elegir Transferir a este dispositivo para que todo se transfiera y la reunión finalice en el escritorio.

Para hacer las cosas al revés y unirte a una reunión en tu escritorio que comenzaste en tu teléfono, todo lo que necesitas, es un clic en el botón púrpura Unirte, que verás en el banner en la parte superior de la aplicación y seguir las mismas instrucciones mencionadas anteriormente.

Ajustar tu vista durante una reunión de Teams

Microsoft Teams suele ser lo suficientemente inteligente como para anticipar lo que quieres ver en una reunión. Por lo general, cuando alguien habla, se destaca. Sin embargo, si prefieres ver algo más, Teams te respalda de varias maneras. Puedes cambiar entre personas y contenido, anclar un video o reformular un video.

En primer lugar, está la posibilidad de cambiar entre personas y contenido. Si alguien está presentando y su pantalla es lo que está enfocado, puedes cambiar a otro miembro en la reunión haciendo clic en el video de la persona que te interesa. Esto la destaca para ti, en lugar de la presentación.

Relacionado con eso está anclar un video. Si prefieres fijar y concentrarte en alguien durante la reunión, todo lo que necesitas, es hacer clic con el botón derecho en la transmisión de video y luego elegir Fijar. El video de esta persona se fijará a lo largo de la reunión. Puedes desanclar en cualquier momento haciendo clic derecho.

Lo último es reencuadrar videos. A veces, los equipos pueden recortar el video de alguien para que se ajuste mejor a su pantalla. Si deseas ver el fotograma completo de la persona, simplemente haz clic con el botón derecho y elige Ajustar al fotograma.

Esto es solo una mirada a seis cosas que probablemente no sabías que podías hacer en Microsoft Teams. Microsoft tiene una lista completa de consejos y trucos en su sitio web, así que échale un vistazo si estás buscando más aventuras de Teams.