La escudería Williams es quizás una de las más poderosas de la Fórmula 1, el equipo fundado en 1977 por Frank Williams y Patrick Head ha logrado un impresionante palmarés que incluye 9 Campeonatos de Constructores (1980, 1981, 1986, 1987, 1992, 1993, 1994, 1996, 1997) y 7 Campeonatos de Pilotos (1980, 1982, 1987, 1992, 1993, 1996, 1997). Además, el equipo ha alcanzado más de 300 podios y ha ganado un total de 114 carreras en la Fórmula 1. Pero hay un rival que no pudo vencer: una tabla y una hoja de cálculo de Excel.
Y todo esto comenzó en 2023 cuando el director del equipo Williams, James Vowles, y el director técnico, Pat Fry, comenzaron a reelaborar los sistemas del equipo de F1 para diseñar y construir su auto de carreras, y para eso debían usar datos contenidos en una hoja de Excel.
Para elaborar el coche, Williams tenía un Microsoft Excel, con una lista de alrededor de 20,000 componentes y piezas individuales.
Sin embargo, Vowles, comentó en entrevista con The-Race, que francamente «La lista de Excel era una broma. Imposible de navegar e imposible de actualizar».
Por qué es importante un Excel para los equipos de F1
Resulta que cada componente o las decisiones sobre las piezas que deben integrarse a un nuevo auto, necesitan otro tipo de informaciones: datos sobre el costo de los componentes, cuánto tiempo tardaron en construirse, cuántos había en el sistema para construirse. Y todo eso puede resumirse de la mejor manera en una hoja de Excel.
Y ahí viene nuevamente la crítica de Vowles y por qué Williams chocó de frente y a toda velocidad con Excel.
«Cuando comienzas a rastrear cientos de miles de componentes a través de tu organización moviéndose, una hoja de cálculo de Excel es inútil.
Es necesario saber dónde está cada uno de esos componentes independientes, cuánto tiempo pasará antes de que esté completo, cuánto tiempo pasará antes de que pase a la inspección. Si ha habido algún problema con las inspecciones, si tiene que volver de nuevo.
Y una vez que comienzas a poner ese nivel de complejidad en el que está la Fórmula 1 moderna, la hoja de cálculo de Excel se cae y los humanos se caen. Y ahí es exactamente donde estamos».
La costosa migración
Una vez detectado el problema de trabajar con Excel, llegó la hora de migrar toda la información a un sistema digital más moderno.
«Como era de esperar, hacer ambas cosas en conjunto fue una pesadilla. Williams estaba cambiando por completo la forma en que las cosas se almacenaban digitalmente dentro de la organización y la cantidad de piezas que se producían para ser registradas en este nuevo sistema con el que la gente no estaba familiarizada. Los retrasos provocaron que los trabajadores tuvieran que dormir en la fábrica y, efectivamente, pasar la noche para preparar las cosas», sostiene la crónica de The-Race, sobre el grave problema y retrasos que provocó la famosa hoja de cálculo.
En Williams admiten que las pérdidas por estos errores en la elaboración del inventario, provocaron déficits monetarios, malos rendimientos deportivos y además muy poca eficiencia a la hora de armar procesos. Todo porque el Excel era un caos.
