Cómo organizar la oficina a lo Marie Kondo y tenerlo todo en orden

Probablemente te hayas dado cuenta a estas alturas: el enfoque minimalista de Marie Kondo para poner coto al desorden está de moda en su hogar y no cabe duda de que el orden te ayuda a mejorar tu vida y esta tendencia está ganando fuerza. En su popular programa de Netflix, Marie Kondo ayuda a las personas a organizar todo, desde cocinas hasta armarios. Su regla simple: si un objeto no despierta alegría dentro de ti, tíralo. Pero ¿qué pasa con tu espacio de trabajo? ¿Cómo puedes aplicar las mismas técnicas a tu oficina, donde el desorden tiende a acumularse? Te mostramos cómo organizar la oficina.

¿QUÉ PUEDES MOVER A LA NUBE?

Es probable que ya utilices la nube para algunas cosas, como fotos, contraseñas o proyectos de colaboración, pero tal vez sea una buena idea analizar los documentos que usas a diario, especialmente los archivos impresos, y preguntarte: «¿Puedo ahorrar espacio y tiempo guardando esto y compartiéndolo en la nube?»

Recuerda, eso sí, usar el mismo servicio en la nube que emplee tu compañía (lo más habitual suele ser Google Drive, Dropbox, iCloud y Office 365), o pedir permiso para almacenar documentos en la nube si es necesario. Si logras hacer esto, se trata de una gran solución para limpiar el desorden y agilizar tus tareas diarias.

DI ADIÓS A PERIÓDICOS Y REVISTAS: ES MEJOR UNA TABLET

Si tu escritorio está lleno de revistas, diarios o periódicos, deshazte de ellos: puedes optar por leer en línea estas publicaciones. Dispositivos como Kindle Fire o iPad son una excelente alternativa que te ahorrarán espacio. Aplicaciones como Apple News o Flipboard te permiten organizar tus propias fuentes de noticias de cualquier publicación, personalizar los canales de noticias según tus propias necesidades y ver cualquier informe que desees con solo deslizar los dedos. Pon una tableta en escritorio y elimina el caos del papel.

LIMPIA TU MESA DE PAPELES Y CARPETAS

Si te vas a tomar en serio el método de Marie Kondo, tenemos otra regla de oro que hay que respetar: no debe haber un solo papel sobre tu escritorio. Punto. Si no estás trabajando de forma activa sobre ese pedazo de papel, no debería estar en tu escritorio.

En los procesos de flujo de trabajo sin papel de hoy, esto no resulta tan difícil como parece. Probablemente necesites utilizar un archivador para almacenar algunas cosas para su uso a largo plazo, pero esto será todo. Por lo demás, opta por emplear la firma digital y escanea los archivos en tu computadora para no tener que dejar papeles sobre la mesa.

Si es absolutamente necesario mantener algunos papeles a mano, prueba con un archivador colgante o bien un organizador de archivos de escritorio donde puedas tenerlos todos localizados, pero no permitas que ninguno termine en la superficie de la mesa. Te sorprenderá las trascendencia de esta medida.

Ah, y un consejo adicional para quienes deseen usar las temidas post-it: hay una gran cantidad de aplicaciones de notas adhesivas digitales en el mercado ¡Prueba alguna!

QUITA TODOS LOS ELEMENTOS ORNAMENTALES DE LA MESA

Vamos a ser crudamente sinceros contigo: tu despacho no es un lugar para almacenar elementos personales. ¿Quieres una planta para animar el ambiente? Genial, ¿Y qué pasa con la foto enmarcada de nuestros seres queridos? Uno esta bien, pero déjalo así. No añadas nada más.

Si estás utilizando tu escritorio como hogar para una colección de objetos personales, figurillas o adornos, es hora de deshacerse de ellos. Sí, de todos ellos. Llévalos a tu casa donde seguro que serán más apreciados, porque sin que seas consciente de ello, están saturando tu espacio. Si tu colección de muñecos es importante para ti y no puedes imaginarse trabajar sin ella, compra un estante y colócalos ahí de forma que no quede ninguno en la mesa.

USA UNA BASE DE CARGA INALÁMBRICA

Los cables enredados son uno de los peores tipos de desorden … y por fin nos podemos librar de ellos. Considera comprar una base de carga inalámbrica o un soporte de carga, preferiblemente uno que pueda contener múltiples dispositivos si es necesario. No solo ahorrarás tiempo al enchufar y desenchufar tus dispositivos, sino que también te ayudará a eliminar los molestos cables de tu escritorio y hará que se sientas menos estresado.

TOMA NOTAS DE FORMA INTELIGENTE

Si tu trabajo requiere que tomes notas y realmente te gusta el proceso manual de anotar las cosas, entonces encuentra una manera de digitalizar este proceso. Los stylus ( ya sean de Microsoft, Samsung, Apple o cualquier otra marca) pueden ayudarte a tomar notas fácilmente en una tableta o teléfono inteligente para luego guardarlas o bien compartir estas notas más adelante. Si lo que realmente necesitas es la sensación del papel bajo tu bolígrafo, te recomendamos algo como Rocketbook, un cuaderno inteligente que puede transferir tu escritura a una copia digital en tu computadora cuando hayas terminado.

DEDICA 5 MINUTOS AL FINAL DEL DÍA PARA ELIMINAR

Configura un temporizador para recordarte cinco minutos antes de que termines la jornada labora y emplea estos cinco minutos para borrar. Elimina todo lo que puedas, sigue la regla de “prohibido papel en la mesa” y pon orden en la misma. Archiva lo que sea necesario y revisa todo bien para eliminar el desorden temporal y evitar que se acumule para el día siguiente.

USA UNA APP PARA MANTENER ORDENADA TU COMPUTADORA

Aunque disfrutes de un espacio de trabajo digital, es posible que tu computadora esté llena de archivos, programas, imágenes y otros documentos innecesarios que ocupan espacio. Ha llegado la hora de eliminar también lo que sobra ahí. Usa un programa del tipo App Cleaner o Clean Master para eliminar todo lo innecesario; te recomendamos también que hagas una limpieza manual de carpetas y archivos, una limpieza que tiene la ventaja adicional de acelerar tu computadora .

LIMPIA Y FILTRA TU EMAIL

Apostamos a que la gran mayoría de los correos electrónicos que abarrotan tu bandeja de entrada no aportan nada y ha llegado la hora de deshacerse de ellos. Puedes crear tus propios filtros y carpetas de correo electrónico para ayudar a ordenar las cosas, pero también puedes optar por aplicaciones que te ayuden en esta tarea. Prueba apps como Clean Email, Mailstrom o Cleanfox para automatizar la limpieza del email y disfrutar de sus ventajas.

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