Si una parte del funcionamiento de tu pequeña empresa requiere conducir, será imprescindible contar con una buena aplicación de seguimiento de kilometraje. No solo rastrean los kilómetros, sino que también los registran en un formato compatible con impuestos que puedes utilizar para aumentar la devolución. Algunas funciones son automáticas y el uso de servicios automatizados en estas aplicaciones te ahorrará tiempo y esfuerzo a medida que recopile datos precisos de informes de gastos y de tiempos, incluso si su uso te cuesta una suscripción.
Las aplicaciones de kilometraje utilizan GPS para rastrear el movimiento de tus vehículos de un lugar a otro y, a menudo, comienzan a registrar la distancia cuando las ruedas comienzan a moverse y se detienen si está en un lugar durante un período de tiempo determinado. Sin embargo, no esperes una precisión del 100%; siempre será una buena idea realizar un seguimiento simultáneo del kilometraje con los propios odómetros, sólo para asegurarse.
Cada negocio necesita diferentes tipos de servicios de rastreadores de kilometraje: algunos necesitan clasificaciones sólidas, mientras que otros requieren agregar más notas y recordatorios sobre cada viaje. Ahí es donde se diferencian muchas de las aplicaciones. Las que siguen son algunas de las mejores apps de seguimiento de kilometraje de más alta calificación, disponibles para iOS y Android.
Quickbooks
Con opciones para realizar un seguimiento de su kilometraje, pero también controlar de cerca todas sus finanzas, QuickBooks es un paquete completo para pequeñas empresas o comerciantes individuales. El seguimiento de kilometraje funciona utilizando el GPS de tu teléfono para ayudar a mantener bajo el uso de la batería, y todos sus datos de kilometraje se guardan y clasifican en categorías para que después puedas leer los datos de un vistazo. Pero eso no es todo lo que puede esperar de esta aplicación, ya que también puedes usarla para facturar, realizar un seguimiento de los gastos (con un escáner de recibos o entrada manual) y realizar cálculos automáticos de impuestos. Puedes acceder a ella desde la aplicación o el cliente web, y puedes probarla gratis durante 30 días. Una vez que finalice este período de prueba, se te cobrará una suscripción mensual de $5 dólares al mes.
Stride
Stride, una app gratuita de monitoreo de gastos y distancias para negocios, te ayuda a dar seguimiento a tus viajes de autoempleo o formales y a ahorrar dinero en el pago de impuestos. Es ideal para proveedores que conducen muchas horas al día, como Uber, mensajeros de todo tipo, cuidadores de mascotas, personal de ventas y otras categorías comerciales.
Te permite importar gastos de tu banco, tomar fotografías de los recibos de tu empresa y te ayuda a encontrar deducciones y cancelaciones de impuestos que te permiten ahorrar dinero. La aplicación se integra con el software para facilitar la presentación de impuestos y cargar recibos.
TripLog rastreador de kilometraje
TripLog realiza un seguimiento automático de los kilómetros cada vez que conduces tu automóvil o tu flota de vehículos. Está diseñada para informes de gastos personales y comerciales y rastrea automáticamente la distancia deducible, lo que le ahorra tiempo y dinero a tu negocio y lo protege en caso de una auditoría fiscal del gobierno.
También, proporciona informes 100 por ciento compatibles con el IRS en EEUU, que puedes usar con las principales plataformas de contabilidad. TripLog es altamente personalizable, puedes registrar millas para momentos específicos del día o configurar el rastreador para viajes de negocios y personales.
TripLog puede realizar un seguimiento de todos los gastos comerciales y de vehículos (combustible, estacionamiento, peajes, mantenimiento, seguro, alojamiento, comidas), que puedes citar como deducciones comerciales. Te permite capturar fotos de recibos de gastos y cargarlas en la nube.
TripLog ha estado actualizando la aplicación con varias características nuevas, como un manual rediseñado que incluye rastreo GPS, entrada manual y navegación, navegación paso a paso a cualquier ubicación guardada, comandos de voz de Siri y una opción llamada MagicTrip de seguimiento de seguridad para frenado fuerte, aceleración rápida y llamadas telefónicas mientras conduces.
Ahora también puedes pausar tu cuenta y pago hasta una fecha posterior. La aplicación es compatible con empresas con empleados móviles, flotas de automóviles y camiones. Está disponible una prueba gratuita de 30 días.
Everlance
Everlance les da la libertad a los freelancers. Está dirigida a emprendedores individuales, agentes inmobiliarios, fotógrafos, autónomos, contratistas generales, contratistas independientes, conductores de viajes compartidos, repartidores de comida y empleados que necesitan reembolsos.
Everlance promete hacer que el seguimiento de tu kilometraje y la generación de recibos para las deducciones de impuestos o el reembolso sean simples, fáciles y gratuitos. La app realiza un registro de la distancia recorrida automáticamente mediante GPS: la aplicación registra tus viajes en segundo plano y tu puedes deslizar manualmente la opción de viajes hacia la izquierda o hacia la derecha para indicar que es personal o comercial.
Con el plan gratuito, puedes rastrear una cantidad ilimitada de viajes o recibos, o tienes la opción de actualizar a Everlance Premium, y la aplicación rastreará automáticamente tus viajes y transacciones mediante la integración bancaria y de tarjeta de crédito. La app calcula el kilometraje comercial, la hora de inicio/finalización del viaje y el valor de reembolso.
Guarda un recibo de kilometraje de GPS para cada viaje, que está respaldado en la nube. También puedes cargar tus recibos en papel de comidas, suministros y otros gastos. La versión más reciente lanza la cuenta de ahorros Tax Vault, que te permite ahorrar dinero automáticamente para impuestos.
MileIQ
MileIQ es una aplicación gratuita de seguimiento de kilometraje que utiliza tecnología de detección de conducción respaldada por GPS para registrar y rastrear distancias automáticamente y calcular el valor de tus recorridos para impuestos o reembolsos.
La aplicación te ayuda a organizar tus recorridos para tus gastos comerciales y reembolsos de impuestos y separa los kilómetros deducibles de los personales. Proporciona los informes necesarios para maximizar tus deducciones y devoluciones fiscales.
MileIQ rastrea automáticamente tus kilómetros en segundo plano, por lo que no tendrás que registrar manualmente las distancias o iniciar y detener el registro, y creará un informe de distancia compatible para ti.
El rastreador de kilometraje registra todos los viajes sin un consumo de batería excesiva. Los informes de kilometraje brindan información para el IRS e incluyen los detalles que necesitas para tus informes de gastos comerciales.
Los informes de gastos son sencillos: simplemente exporta tus datos de seguimiento de kilometraje o envíate una hoja de cálculo con los datos que necesitas. Nuevas versiones introdujeron rutas que facilitan el rastreo GPS de tu viaje en el mapa y la capacidad de agregar vehículos con Bluetooth.
Para un registro completo de todos tus viajes, actualiza a MileIQ Premium por $6 dólares por mes o $60 dólares por año.
Hurdlr
Hurdlr, un rastreador de gastos y kilometraje empresarial dirigido a propietarios de pequeñas empresas, trabajadores autónomos, contratistas independientes, freelancers, conductores de Uber o Lyft, mensajeros y otros, ofrece un compendio de servicios que te permiten capturar recibos y crear informes de gastos fácilmente.
Hurdlr se conecta con bancos, Uber, FreshBooks, Square, Stripe y PayPal para importar tus ingresos y gastos automáticamente, y calcular el ISR de manera sencilla. La versión gratuita de la aplicación incluye gastos, impuestos sobre la renta y seguimiento de kilometraje semiautomático.
La versión premium tiene mejores funciones de automatización con un rastreador de impuestos comerciales detallado para la contabilidad fiscal trimestral. El seguimiento de distancias para IRS de Hurdlr ayuda a los contribuyentes bajo el esquema 1099 a reclamar las deducciones fiscales máximas.
La aplicación te permite exportar informes de gastos detallados con recibos y enviarlos por correo electrónico o a un especialista contable. Hurdlr proporciona estimaciones de impuestos en tiempo real, de fin de año y trimestrales para contratistas independientes.
La app está diseñada específicamente para funcionar sin agotar la batería, incluso con un uso intensivo. Las actualizaciones emplean el aprendizaje automático ahorrándote dinero, tiempo y ayudándote a encontrar rápidamente los gastos que puedes deducir según las recomendaciones de CPA y otros comportamientos de los usuarios de acuerdo al tipo de negocio.
La inteligencia artificial también aprende de tu comportamiento de conducción y gastos para hacer sugerencias personalizadas que te permitirán ahorrar aún más tiempo y dinero. Las funciones de informes financieros actualizados te permiten verlos y exportarlos, con filtros profesionales de acuerdo con la base de negocios y clientes.
Ahora, puedes guardar ubicaciones favoritas como el hogar, la oficina y los sitios de los clientes. Las actualizaciones de la mejora fiscal reflejan las circunstancias actuales de la pandemia. Las funciones premium cuestan $8 dólares al mes o $60 dólares al año.
SherpaShare
SherpaShare se anuncia a sí misma como la aplicación ideal para los conductores de Uber o Lyft, con un asistente de conductor de viaje compartido que aumenta las ganancias en un 30 por ciento o más.
La aplicación cuenta con seguimiento automático de kilometraje, gastos y herramientas inteligentes para ayudar al conductor a planificar las mejores rutas. La app está diseñada especialmente para conductores de viajes compartidos, repartidores, viajeros de negocios y autónomos.
Realiza un seguimiento automático de todo el kilometraje utilizando el GPS de tu celular sin agotar la batería. También, te permite clasificar tus viajes, rastrear y categorizar los gastos, registrar los detalles del viaje, realizar copias de seguridad de la información en la nube y conectarse con otros conductores para conocer las condiciones del tráfico en tiempo real.
SherpaShare te permite descargar una hoja de cálculo o un registro de kilometraje imprimible para que puedas enviar una declaración de impuestos y un informe de gastos de aspecto profesional. La tecnología de seguimiento avanzada de la aplicación es precisa y siempre está activa, por lo que se beneficia del total de kilómetros registrados. Cuenta con una prueba gratuita de 14 días.
MileWiz 2020
El registro de conducción de MileWiz captura automáticamente cada kilómetro que conduces. Puedes clasificar los viajes de la forma que desees o hacer que la aplicación lo haga por ti. Es compatible con el IRS, puedes organizar viajes en función de tus horas de trabajo o los lugares que visitas.
La aplicación es ideal para autónomos, pequeñas empresas. Si conduces tu automóvil personal para viajes de la empresa, puedes realizar un seguimiento del reembolso de tus kilómetros, gasolina, estacionamiento y peajes. La app detecta y registra las unidades automáticamente, incluso si no inicias MileWiz.
Las visualizaciones de la ruta, la distancia y el valor de tu unidad también aparecen en un mapa. Puedes usar un gesto de deslizamiento para categorizar las unidades, agregar lugares que visitas con frecuencia, configurar las horas de trabajo para la grabación automática, agregar o combinar unidades y realizar un seguimiento de los gastos relacionados con la conducción.
La aplicación viene con categorías predefinidas, pero puedes crear tantas como desees. La generación de informes también se realiza según los criterios que requieras: hora, conductor, vehículo, etiquetas o categoría.
Sincroniza todos tus datos entre dispositivos o mantén una copia de seguridad en la nube. MileWiz también emplea algoritmos avanzados que limitan al mínimo el uso del GPS de la aplicación. Esto ayuda a conservar la batería de tu celular.
Fuelio
Fuelio es una útil aplicación de Android que puede rastrear el kilometraje, el consumo de gasolina, los costos de la gasolina, los gastos del automóvil y el servicio del automóvil. La app aplica un algoritmo de tanque lleno para calcular el consumo de combustible.
También, cuenta con un registro de kilometraje para rastrear los repostajes (totales o parciales), los costos de gasolina, el ahorro de combustible y la ubicación del GPS. Además, la aplicación registra los costos del servicio automático y su administración. Cuenta con una función muy interesante que te ayuda a darle seguimiento a varios vehículos.
Otra función útil es la capacidad de determinar los precios del gas local y las estaciones cercanas. Fuelio almacena datos localmente de forma predeterminada. Pero, puedes sincronizar con servicios en la nube como Dropbox y Google Drive para preservar tu información también.
