¿Qué ha pasado? Google está poniendo temporizadores directamente en el menú para compartir de Google Drive para unidades compartidas. Agrega una fecha de finalización a un archivo o establece una caducidad solo para el visor en una carpeta, luego deja que el acceso se limpie solo. Mi unidad ahora se comporta de la misma manera, por lo que cuando se cierra una ventana del editor con un límite de tiempo, el usuario vuelve a lo que permite la carpeta principal.
- Según la publicación de actualizaciones de Workspace de Google, se pueden establecer vencimientos para archivos de unidades compartidas y para el rol de Visor en carpetas.
- Los controles residen en el cuadro de diálogo estándar para compartir en la web y en Android.
- En Mi unidad, el acceso de editor caducado ahora vuelve al permiso de referencia de la carpeta en lugar de eliminar el acceso por completo.
- El lanzamiento comienza para el lanzamiento rápido el 4 de noviembre, y el lanzamiento programado comienza el 13 de noviembre.
Esto es importante porque: La colaboración temporal está en todas partes, pero la limpieza rara vez lo está. Los temporizadores reducen el riesgo de las acciones persistentes y ahorran a los equipos auditorías de permisos que se prolongan.
- Los vencimientos automáticos eliminan el acceso según lo programado, no se requiere seguimiento manual.
- Los vencimientos de carpetas ayudan con las revisiones, auditorías y registros de proveedores por tiempo limitado.
- Un comportamiento coherente en Mi unidad y en las unidades compartidas significa menos sorpresas cuando llega la fecha.
¿Por qué debería importarme? Si trabaja con contratistas, clientes o pasantes, puede brindar el acceso suficiente y dejar de cuidar los enlaces. En el momento en que se cierra la ventana, Drive se encarga del resto.
- Añade temporizadores a los archivos, además de temporizadores solo para el visor en las carpetas de las unidades compartidas.
- Cuando finaliza la ventana del editor, los usuarios conservan lo que otorga la carpeta principal, generalmente Viewer.
Bien, entonces, ¿qué sigue? Elija un proyecto activo, agregue vencimientos para revisores externos y, a continuación, verifique que los permisos se reduzcan según lo esperado. La función está activada de forma predeterminada para las ediciones de Workspace elegibles. Puede establecer vencimientos en la web y Android, aún no en iOS.
- Anote las duraciones predeterminadas, como 14 o 30 días, para que los equipos se mantengan consistentes.
- Si su equipo depende de iPhones, use la aplicación web o Android hasta que iOS obtenga soporte.
- Capture comentarios de auditores o clientes y ajuste sus temporizadores estándar.
